Økonomi

 

Vi vil nå se på typiske økonomioppgaver som gjennomføres av byggeleder.

Som vi snakket om innledningsvis i dette kurset er det viktig at byggeleder har avklart med oppdragsgiver hva som er byggeleders oppgaver i prosjektet. Hvis det ønskes oppgaver ut over hva som er avtalt i kontrakten mellom HRP og oppdragsgiver må dette avtales skriftlig og særskilt. Det må da komme frem hva de nye oppgavene er og omfanget.

I et prosjekt må det avtales hvilket omfang og hvilken rolle byggeleder har når det gjelder økonomioppfølging. Det er ofte byggeleder sitt ansvar og ha kontroll på endringsmeldinger og følge opp alle ledd i endringsmeldingen. Vi skal:

  • Motta
  • Arkivere i logg
  • Kontroll
  • Godta/avvise (attestere disse)
  • Følge opp at utføres

Byggeleder må forsøke å forutse potensielle endringer. Ofte er det lurt å lage en liste med usikkerheter når man gjennomgår kontraktsdokumentasjon og prissette usikkerhetene.

Avklar med prosjektleder hvor ansvaret ligger, er usikkerheten noe som kanskje skal dekkes av utførende, eller har vi ansvaret? Hva tror vi kostnaden for usikkerheten er? Hvis usikkerheten du har lagt inn kommer i prosjektet, kan den slettes fra oversikten du bruker.

Hvordan skal byggeleder håndtere endringsmeldinger. Hvordan skal vi rapportere og avklare endringsmeldingene? Skal vi legge dette inn i eget endringsmeldingsoppsett eller har byggherre en egen måte dette skal sammenstilles på? Hva er byggeleders mandat, og hvor mye kan vi godkjenne. Kanskje grensen kun er på 20 000,-? I så fall burde mandatet kanskje økes?

Punktene som er beskrevet er svært viktig å avklare slik byggeleder ikke påtar seg et ansvar han/hun ikke eier i kontrakten mellom HRP og oppdragsgiver.

Det er forskjellig omfang av endringsmeldinger i prosjekter. Antall vil ofte avhenge av entrepriseform og kvalitet på beskrivelsen.

  • Typiske endringsforhold i en utførelsesentreprise er:
  • Endring av omfang (for eksempel: (forurensede masser i grunn oppdages, endring av omfang av et material el lignende.)
  • Feil i beskrivelse (Poster må reguleres eller endres)
  • Manglende poster i beskrivelse (Tekniske systemer er ikke komplett pga. manglede deler?)
  • Fristforlengelse pga. mangler som skyldes BH (prosjekteringen henger for eksempel etter driften på plassen?)
  • I totalentrepriser kommer endringer ofte av forhold som:
  • Større omfang av grunnarbeider en antatt (BH eier forhold i grunnen hvis ikke annet er beskrevet og dette er derfor en kostnad BH ofte må dekke)
  • BH ønsker andre løsninger/materialvalg. (endring av kvalitet fra laminat til parkett for eksempel.)
  • Mangler i beskrivelse som ikke er medtatt av entreprenør som er nødvendig for bruken/bruker for å få et funksjonelt bygg
  • Uklarheter/motstridelser i konkurransegrunnlaget.

Det er ofte lurt å be om fastpris på endringsmeldingen slik at man har kontroll over kostnadene før utførelse av endringsforholdet starter.  Endringsmeldinger med fakturering etter medgått tid og materiell setter store krav til kompetanse og oppfølging fra byggeleder. Det er også risiko for overskridelse av forventede kostnader. Ved en fastpris kan man være sikker på kostnaden, det er lettere å rapportere denne kostnaden enn å alltid være usikker på omfanget.

Det er ofte byggeleder som kontrollerer alle fakturaene som kommer inn i prosjektet fra entreprenør. Det er tre type fakturaer som ofte kommer.

  • A-nota
  • Faktura for avtalte endringsforhold
  • BH bestillinger

A-nota faktura er avtalt i betalingsplanen og følger fremdriften i prosjektet. Det er viktig at vil til enhver tid har kontroll på at utførende kun fakturerer det som er utført i henhold til fremdriftsplan. Hvis utførende er bak avtalt fremdrift må betalingsplan justeres. Det snakkes ofte om fortung og baktung betaslingsplan. Der man er fortung hvis vi fakturerer for mer enn hva som er produsert. Baktung er det motsatte. Byggherre ønsker heller at utførende er litt baktunge, men det er en balanse i dette slik at også entreprenøren har god likviditet og kan betale de som utfører arbeid.

Fakturaer som mottas etter avtale endringsforhold er utført må arkiveres slik at faktura kan linkes opp mot avtalt endringslogg system. Det er viktig at byggeleder kontrollerer faktura og ser at denne er i henhold til avtalt endringsmelding.

Byggherrebestillinger er fakturaer som ikke kommer så ofte, men det er enkelte kostnader som skal dekkes av byggherre. Ofte bestiller og betaler byggherre for eksempel for uavhengig kontroll og utførende har koordineringsansvaret. Det er viktig at man har kontroll på de forskjellige fakturaene og at det er et system for alle fakturaer slik at man lett kan se hvem som skal betale den.

Fremdrift og økonomi henger tett sammen. Endringsmeldinger kan ha fremdriftskonsekvenser. Fremdriftskonsekvenser kan være svært fordyrende og vil koste byggherre mye. Gå alltid nøye igjennom endringsmeldingene og se at utførende ikke har krysset av at endringen kan føre til fremdriftskonsekvens hvis det ikke er tilfelle. Hvis det er en fremdriftskonsekvens på grunn av endringsforholdet må dette avklares og begge partene må bli enige om omfanget ettersom det er Byggherre som betaler regningen.

HRP sin økonomi:

Som byggeleder i HRP skal du ha full kontroll på eget timeforbruk, uavhengig av honorarform. Avtalt vederlagsmodell for honorar er avhengig av oppdragets art, partenes roller osv. Dersom partene ikke velger vederlagsform, honoreres oppdraget etter medgått tid. Det er viktig at byggeleder vet hva som er avtalt, og eventuelt budsjett. Uavhengig av honorarform bør det lages et timeestimat, som godkjennes av byggherre før oppstart. Ved eventuelle avvik i forbruket kan dette meldes til byggherre som en endringsmelding. På denne måten kan du være sikker på at prosjektlederen til byggherre ikke blir overasket over faktura fra HRP.

Uansett hvilke oppgaver du er tildelt innenfor økonomi, må du sørge for sporbarhet og dokumentasjon av hva som er gjort.