Møter

 

Det er i forskjellige møtetyper at byggelederen kan sette forventninger, og at aktører i prosjektet kan utveksle informasjon og koordinere seg imellom.

Møtetyper som kan være aktuelle for byggelederen er eksempelvis:

  • Oppstartsmøter
  • Bygge-, produksjon- og fremdriftsmøter
  • HMS/SHA møter

I særmøter ved for eksempel koordinering av spesielle leveranser som kan påvirke ditt ansvarsområde bør du som byggeleder kanskje ta initiativ til et særmøte. For eksempel ved rehabilitering av ett bygg i drift kan det være arbeider som påvirker den daglige driften i bygget. Det er da din oppgave og påse at utførende tar riktige forhåndsregler og utførere arbeidet iht. til avtale. Du som byggeleder må kanskje også koordinere dette med de som påvirkes.

Møteinnkallelser skal distribueres digitalt og gjentagende møter, som for eksempel byggemøter, skal lages som regelmessige møter. Før første møtet skal møteinnkaller avklare hvem som skal delta. Dette er ofte beskrevet i en PA-bok, men om ikke avtalt på forhånd avklares dette med andre i organisasjonen.

  • Prosjektnavn, møtetype, nr, tid, sted, referent og utsendt dato, møtedeltakere, distribusjon: møtedeltakere og kopi, Neste møte (tid, sted), Referat (saksnr, sak, ansvar)

Det skal føres møtereferat fra alle møter, den som innkaller til møte har ansvar for at møtereferat blir utarbeidet og distribuert via e-post. I HRP forsøker vi å sende ut referat senest 2 dager etter at møtet har funnet sted. Kommentarer til møtereferater skal gis umiddelbart til den som er ansvarlig for referatet, og som senest til neste møte. Eventuelle merknader eller korreksjoner tas inn i påfølgende referat. Referater er viktig for dokumentasjon til prosjektet og for å sikre avtalene igjennom prosjektet. Bruk gjerne en tilgjengelig mal fra HRP, som tilpasses for møteform – entrepriseform og for det aktuelle prosjektet. Møtereferat skal ha følgende innhold

Uavhengig av hvordan du strukturerer innholdet i referatet i form av fulle setninger eller kulepunkter, skal du alltid sette frist og ansvarlig på forhold som er aksjonspunkter. Vi kjenner alle til historien om “alle, noen, enhver og ingen”, som ikke har bidratt til noe.

Hvis en aktør ikke har lukket et aksjonspunkt som avtalt til påfølgende møte, hvordan agerer du som møteleder? Henger du vedkommende ut i møtet? Lar du aksjonspunktet stå, med ny frist? Tar du vedkommende til sides i etterkant av møtet?

Alle saker som referatføres skal ha sporbarhet, med:

  • Saksnummer, Forklarende tekst, som angir behov for avklaringer, eller bekrefter avklaringer, Ansvarlig firma/person for underpunkt, tidsfrist angis for sak, det skal gis en rimelig tidsfrist som burde avklares i møte.

Viktige huskepunkter!

  • Alle møter fortjener en agenda i forkant, da har du også større mulighet for at møtedeltagere stiller forberedt, og at du oppnår ønsket resultat med møtet.
  • Hold deg til det møtetidsrommet du har sagt. Begynn når du har sagt du skal begynne, avslutt når du har sagt du skal avslutte. Her må du passe klokken og være disiplinert under gjennomføringen. Har du fullført 30 % av agendaen samtidig som du har benyttet deg av 70 % av avsatt tidsrommet, bør du vurdere å avbryte detaljerte diskusjoner og ta de gjenværende punktene på agendaen på overordnet nivå. Kanskje det er behov for å avholde særmøter av konkrete temaer?
  • Noen møtereferater kan nesten skrives ferdig på forhånd. Dette kan også være en fin måte å forberede seg på, og jobben må gjøres uansett.
  • Ikke prosjekter i byggemøtet
  • Få punkter i referatet lukket! «Et referat på over 5 sider er det ingen som gidder å lese»?
  • Det er lov å benytte seg av «etterskrift», men hold det til et absolutt minimum.
  • Noen aktører begynner ikke arbeid med et aksjonspunkt som er sitt før møtereferatet er mottatt. Det er lov å formidle en forventning om at arbeid med aksjonspunkter skal påbegynnes rett etter avsluttet møte. Formidle gjerne forholdet ved første møte i en møterekke.
  • Noen møter trenger kanskje ikke føres inn i formelle dokumentmaler, men kan oppsummeres kort på en e-post (må selvfølgelig arkiveres på likt vis)