Overtakelse og overtakelsesforretning

 

Selve overtakelsesforretningen er en formell handling og en milepel, der ansvar og risiko for kontraktsgjenstanden overføres fra entreprenør til byggherren. Ved overtakelsesforretning skal det i fellesskap med entreprenør gjennomføres en aktsom befaring av kontraktsarbeidet.

Det er ofte vanlig at det avholdes èn overtakelsesforretning for hele kontraktsgjenstanden.

I enkelte tilfeller kan Byggherren, av ulike årsaker og praktiske hensyn, ha behov for å overta deler av kontraktsgjenstanden i løpet av leveransen til entreprenør – dette kalles da en delovertakelse.

Dersom byggherren ønsker å overta deler av kontraktsgjenstanden må dette avtales særskilt med entreprenør. Det er viktig å være klar over at dette kan medføre krav fra entreprenør om fristforlengelse eller vederlagsjustering, og gjøre grensesnittet mer utfordrende i videre utførelse av prosjektet.

Delovertakelser bør derfor være godt planlagt, og aller helst tydelig definert i kontrakten. Generelt gjelder de samme kravene ved en delovertakelse som ved en overtakelse. Sørg for at grensesnittet er overensstemt mellom partene, og tydelig definert. Det kan ofte være hensiktsmessig og avmerke på tegning hva som er delovertatt slik at man unngår eventuelle unødvendige diskusjoner om det i etterkant.

For en byggeleder er det viktig å gjøre seg kjent med kontrakten, og de forutsetninger som ligger til grunn for overtakelser i prosjektet.

Siden overtakelsesforretningen definerer ansvar- og risikoovergang, er det viktig at byggeleder har gjort nødvendige og nøyaktige forberedelser før forretningen avholdes. Denne forberedelsen må gjøres i tett samarbeid med prosjektleder, og øvrig byggherreorganisasjon. I prosessen er det viktig at byggeleder sin rolle i overtakelsesforretningen er klart definert.

Hvis du er byggleder for et bygg som skal overleveres videre til sluttbruker, driftspersonell eller begge. Kan det være smart å involvere disse i sluttfasen av prosjektet. Hvis du som byggeleder nettopp har overtatt en kontraktsgjenstand fra entreprenør, og du noen dager senere skal overlevere til de som skal drifte bygningen, og på denne befaringen får du tilbakemelding om at merking av tekniske komponenter på teknisk rom er mangelfulle, hva gjør du?

Etter HRP sine retningslinjer skal HRP sin representant lede og føre overtakelsesprotokollen der hvor vi er engasjert som byggeleder eller prosjektleder.

Som minimum bør du som forberedelse til overtakelsesforretningen:

  • Sørge for at entreprenør skriftlig innkaller til overtakelsesforretning.

Dette skal gjøres innen rimelig tid før kontraktsgjenstanden er ferdig. Normalt skal slikt varsel sendes fra entreprenør til byggherre senest 14 dager før overtakelsesforretning. Entreprenør skal i innkallingen opplyse om gjenstående arbeider, og vedlegge en protokoll som bekrefter at han har sluttbefart egne arbeider og hvor registrerte feil og mangler fremgår.

  • Sørge for at all dokumentasjon som er stilt krav om i kontrakt foreligger.

Dokumentasjonen må fremlegges i god tid slik at man har tilstrekkelig tid til å kontrollere den før overtagelsesforretningen. Om nødvendig trekkes det inn ressurser for å kvalitetssikre at dokumentasjonen er iht. kontrakt. Her kan det benyttes både interne og eksterne ressurser. Før slike ressurser trekkes inn må det avklares med kunden og/eller entreprenør hvem som bærer kostnaden for bruk av disse ressursene.

Typisk dokumentasjon er protokoller for testing og innregulering av tekniske anlegg, FDV-dokumentasjon, opplæringsplaner, dokumentasjon av egenkontroll, «som-bygget»-tegninger.

  • Utarbeide utkast til protokoll for overtakelsesforretning.
  • Brukstillatelse evt. ferdigattest skal foreligge ved overtakelse.