Personvernerklæring/Privacy Policy

I henhold til personopplysningsloven og EUs Personvernforordning 2016/679 Ditt personvern er viktig for HR Prosjekt AS (HRP). Som selskap er vi opptatt av å verne om personopplysningenes, tilgjengelighet, konfidensialitet og integritet.

HR Prosjekt AS behandling av personopplysninger skal til enhver tid følge den gjeldende personvernforordningen og personvernregelverket.  Vår personvernerklæring gir utfyllende opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og hvilke rettigheter du som kunde, leverandør eller som tar kontakt gjennom våre kommunikasjonskanaler har når personopplysninger om deg er registrert hos HR Prosjekt AS.

 

PERSONVERNERKLÆRING/

PRIVACY POLICY

I henhold til personopplysningsloven og

EUs Personvernforordning 2016/679

Ditt personvern er viktig for HR Prosjekt AS (HRP). Som selskap er vi opptatt av å verne om personopplysningenes, tilgjengelighet, konfidensialitet og integritet. HR Prosjekt AS behandling av personopplysninger skal til enhver tid følge den gjeldende personvernforordningen og personvernregelverket.

Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og hvilke rettigheter du som kunde, leverandør eller som tar kontakt gjennom våre kommunikasjonskanaler har når personopplysninger om deg er registrert hos HR Prosjekt AS.

Datert: 18.10.2018

 

Innhold

1       Personvernerklæring for HR Prosjekt AS. 2

1.1     Behandlingsansvarlig. 2

1.2     Vår behandling av personopplysninger 2

1.3     Formål med behandlingen. 2

1.4     Behandlingsgrunnlag. 2

2       Våre metoder for innsamling av personopplysninger 3

3       Personopplysninger vi behandler 3

4       Navigasjonsinformasjon. 4

4.1     Informasjonskapsler (cookies) 4

4.2     Loggfiler 4

4.3     Webhotell og fildelingsområder 4

4.4     Rekruttering. 4

4.5     Reklame. 4

4.6     Leverandøropplysninger 5

5       Lagringsperiode for personopplysninger 5

6       Tilgang til dine personopplysninger for andre. 5

7       Beskyttelse av dine opplysninger 6

8       Rettigheter 6


 

1        Personvernerklæring for HR Prosjekt AS

1.1       Behandlingsansvarlig 

Administrerende direktør i HR Prosjekt AS er hovedansvarlig for den behandling av personopplysninger som utføres av HR Prosjekt AS. Ansvaret for den daglige oppfølgningen av vår etterlevelse av personvernregelverket er delegert til leder for virksomhetsstyring.

Denne personvernerklæringen gjelder for HR Prosjekt AS (Org nr: 988 889 245)

1.2       Vår behandling av personopplysninger 

HR Prosjekt AS behandler ulike personopplysninger i forbindelse med kunde- og leverandørforhold. Nedenfor følger en oversikt over vår behandling av personopplysninger knyttet til kunder og leverandører. HR Prosjekt AS har etablert en egen personvernerklæring for sine ansatte.

1.3       Formål med behandlingen

HR Prosjekt AS behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos våre kunder og leverandører i forbindelse med leveranse av varer og tjenester, samt opplysninger om de som tar kontakt gjennom våre kommunikasjonskanaler.

Vi bruker informasjon som vi lagrer om deg til følgende formål:

  • Levere produkter og tjenester: Vi behandler personopplysninger for å kjøpe og levere produkter og tjenester til våre leverandører og kunder. Dine opplysninger benyttes i forbindelse med:
    • å gjennomføre leveranse av produkter og tjenester du bestiller av oss
    • levering av innhold når du etterspør det. For eksempel via telefon, e-post og andre samhandlingskanaler.
    • identifikasjon av leverandører og kunder
    • fakturering og betalingsoppfølging
    • feilretting, kundeservice, klagebehandling og kontrolltiltak
  • Salg og markedsføring: Vi bruker både anonymiserte data og personopplysninger for markedsføringsformål. Disse aktivitetene inkluderer markedsføring, herunder:
    • å lage målgrupper for markedsføring
    • utsendelse av nyhetsbrev og andre former for direkte markedsføring.
    • markedsanalyser, kundetilfredshetsundersøkelser o.l.
  • Informasjonssikkerhet og misbruk av tjenester: Vi vil kunne behandle personopplysninger for å sørge for god sikkerhet i våre digitale kanaler. Vi vil også kunne behandle personopplysninger for å avdekke eller forhindre ulike typer misbruk
  • Overholdelse av lovbestemmelser: Vi behandler personopplysninger for å oppfylle våre lovfestede plikter, f.eks. i tilknytning til regnskapsførsel og for å fremlegge opplysninger for kompetent myndighet når dette er pålagt oss i henhold til norsk lovgivning
  • Andre formål du har samtykket til: Vi vil kunne behandle dine personopplysninger for ethvert annet formål som du spesifikt har gitt oss et samtykke til

1.4       Behandlingsgrunnlag

For behandling av personopplysninger om kontaktpersoner hos våre kunder og leverandører for å kunne levere produkter og tjenester er behandlingsgrunnlaget HR Prosjekt sin berettigede interesse i å administrere og vedlikeholde våre kunde- eller leverandørforhold, se GDPR artikkel 6 bokstav f. Vi behandler også personopplysninger basert på samtykke, se GDPR artikkel 6 bokstav a. Når behandlingen skjer basert på samtykke, kan du trekke samtykket tilbake når som helst ved skriftlig henvendelse.

2        Våre metoder for innsamling av personopplysninger

Informasjonen vi samler inn om deg avhenger av hvilke kommunikasjonskanaler du benytter, samt hvilke opplysninger du gir oss ved kjøp, registrering eller i andre relevante sammenhenger.

Vi samler inn personopplysninger som:

  • oppgis til oss for eksempel når du opptrer som kontaktperson i kunde/leverandørforhold eller registrerer deg for våre tjenester, abonnerer på våre nyhetsbrev ol, fyller ut et skjema, eller kontakter oss via telefon, epost, oppmøte på våre kontorer eller lignende.
  • registreres ved bruk av ulike kommunikasjonskanaler.

Du har ingen plikt til å oppgi personopplysninger til oss, men dersom du velger å la være er det mulig at vi ikke kan yte deg våre tjenester fordi vi eksempelvis ikke kan fakturere for tjenester eller sende deg informasjon du eller din virksomhet har behov for.

Vi har ulike sider i sosiale medier. Når du besøker våre sider som Facebook, Linkedin eller Instagram, vil det aktuelle sosiale mediet, behandle dine personopplysninger og bruke informasjonskapsler. Under finner du informasjon om hvordan de aktuelle sosiale medier behandler personopplysninger, bruker cookies mm.

Facebook -      Personvern og Informasjonskapsler.

Linkedin -         Personvern og Informasjonskapsler.

Instagram -      Retningslinjer for data

I noen tilfeller kan sosiale medier bruke disse opplysningene om deg til å vise deg målrettede annonser.

3        Personopplysninger vi behandler

Vi behandler personopplysninger innen følgende kategorier:

  • Om kontaktpersoner hos våre kunder og leverandører:
    • Grunnleggende informasjon, for eksempel navn, arbeidsgiver, stillingstittel og kontaktopplysninger
    • Opplysninger om kundeforholdet, for eksempel ordreopplysninger, betalingsopplysninger og kontakt med kundestøtte.
    • Opplysninger i tilknytning til registrering og identifikasjon av en bruker i et kunde eller leverandørforhold.
    • Eventuelle andre opplysninger som er lagret på grunnlag av ditt samtykke eller som følge av en kunde/leverandørrelasjon. Du vil i så fall få spesifikk informasjon om hvilke opplysninger vi lagrer og hva de brukes til når vi ber om ditt samtykke.
  • Om deg som tar kontakt gjennom våre kommunikasjonskanaler:
    • Informasjon innhentet fra tredjeparters informasjonskapsler («cookies») og lignende teknologi, herunder statistikk om bruken av våre sider i sosiale medier.

Eventuell informasjon du sender inn til oss gjennom sosiale medier eller rekrutteringspartnere. Våre løsninger er utelukkende ment for kunder og leverandører. Informasjon er ikke rettet mor barn under 13 år. Vi lagrer heller ikke bevisst informasjon om barn under 13 år. Dersom du mener vi har lagret opplysninger om barn under 13 år, kan vi kontaktes så vi kan undersøke og eventuelt slette slik informasjon.

4        Navigasjonsinformasjon

4.1       Informasjonskapsler (cookies)

Vi benytter ikke informasjonskapsler («cookies») eller liknende teknologier i våre digitale kanaler. Våre nettsteder inneholder imidlertid lenker til tredjeparters nettsteder, produkter og tjenester, herunder sosiale medier som Facebook, Linkedin og Instagram sine sosiale tilleggsmoduler, og disse tredjepartenes nettsteder kan bruke cookies. Tredjepartstjenester eller tredjepartsapplikasjoner som er tilgjengelig på våre nettsteder er underlagt tredjepartens personvernerklæring.

Du kan gjøre deg kjent med disse tredjepartenes personvernpraksis. Se avsnitt 3. Ved å bruke våre digitale kanaler med en nettleser hvor innstillingene gjør det mulig å lagre cookies på enheten, samtykker du til plassering cookies fra tredjepartenes nettsteder.

4.2       Loggfiler

Vi samler ikke inn eller bruker informasjon om din enhets spesifikasjoner, programvare og ditt besøk på våre nettsider. Ved bruk av Tredjepartstjenester eller tredjepartsapplikasjoner som er tilgjengelig på våre nettsteder kan imidlertid slik informasjon innhentes av tredjepartsleverandør. Denne informasjonen kan inkludere IP-adressen din, type nettleser, domenenavn, internettleverandør, filer sett (HTML-sider, grafikk e.l.), operativsystem, tilgangstid og fra hvor du ankom våre digitale kanaler. Ved å bruke digitale kanaler fra HR Prosjekt AS med en nettleser hvor innstillingene gjør det mulig å hente denne type informasjon fra enheten, samtykker du til bruk av tredjeparters innsamling av data.

4.3       Webhotell og fildelingsområder

Vi benytter tredjepartsselskaper når vi skal dele data på nett. Disse selskapene bruker informasjonskapsler og sporingspiksler til å samle inn informasjon om aktivitetene dine på disse sidene. I tillegg har slike tredjepartsselsaper lagret brukerinformasjon for å gi deg tilgang til dataområdene. Hvis du ikke lenger ønsker å være registrert bruker, kan du kan du avregistrere deg direkte via nettstedet

4.4       Rekruttering

Vi benytter tredjepartsselskaper når vi rekrutterer på nett. Vi benytter også bemanningsbyrå for å utføre rekruttering på vegne av HR Prosjekt AS. FINN.no benyttes til stillingsannonser. Du kan lese mer om personvernerklæring ved bruk av FINN her. Rekrutteringspartner benytter verktøy for å registrere CV. Ved kjøp av tjenester fra bemanningsbyrå behandles personopplysninger om kandidater og innleide. Slike data er personalia, utdannelse, kompetanse, evalueringer og pårørende. Bemanningsbyråene bruker ulike rekrutteringsverktøy og informasjonskapsler til å samle inn informasjon om aktivitetene dine i forbindelse med rekruttering. Ved bruk av rekrutteringsverktøy vil du eksplisitt godta informasjonsinnhenting. Leverandører av rekrutteringsverktøy vil automatisk slette informasjon registrert om deg dersom du ikke ønsker å videreføre denne informasjonen. Du kan når som helst slette din egen bruker og data fra slike rekrutteringsverktøy.

4.5       Reklame

Vi benytter tredjepartsselskaper når vi annonserer på nett. Disse selskapene bruker informasjonskapsler og sporingspiksler til å samle inn informasjon om aktivitetene dine for å tilby deg målrettet reklame basert på interessene dine. Hvis du ikke lenger ønsker å motta slik informasjon med formål om å gi deg målrettede annonser, kan du avregistrere deg via nettstedet Your Online Choices.

4.6       Leverandøropplysninger

HR Prosjekt AS behandler også personopplysninger om våre leverandører i forbindelse med innkjøp av varer og tjenester. Opplysningene kan i særskilte tilfeller også benyttes i forbindelse med kontrolltiltak.

Personopplysninger som behandles i denne forbindelse er blant annet kontaktinformasjon til personer hos våre leverandører, herunder grunnleggende informasjon, for eksempel navn, arbeidsgiver, stillingstittel og kontaktopplysninger.

5        Lagringsperiode for personopplysninger

Ingen personopplysninger vil bli lagret lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen eller lovpålagte plikter vi er underlagt.

Personopplysningene lagres så lenge du har en aktiv relasjon til oss eller våre digitale kanaler, eller til du selv ber oss om å glemme deg og slette lagret informasjon om deg.

Vår definisjon av en relasjon til oss eller våre digitale kanaler er å:

  • være kunde eller leverandør av oss
  • ha samtykket i å motta markedsføringsinformasjon fra oss
  • aktivt bedt om kontakt med oss via, rekrutteringsverktøy, telefon, e-post, meldinger, elektroniske skjemaer eller sosiale medier
  • benytte tredjeparts digitale kanaler etter du har gitt ditt samtykke til tredjepartsleverandør.

Relasjonen defineres som aktiv dersom den har vært utøvd i løpet av de siste 24 måneder. Oppbevaring av informasjon i forhold til lovverk som følger lovverkets retningslinjer til oppbevaring og arkivering, samt anonymiserte opplysninger vil ikke være gjenstand for slike begrensinger eller krav.

HR Prosjekt arbeider å sikre at personopplysninger og annen kundeinformasjon er oppdatert og korrekt, og at vi ikke lagrer informasjon som er unødvendig i forhold til formålene ved behandlingen av personopplysninger. HR Prosjekt vil slette personopplysninger om deg dersom du ber oss om det, med mindre vi har et rettslig grunnlag eller en lovpålagt plikt til å oppbevare personopplysningene videre.

6        Tilgang til dine personopplysninger for andre

Det vil i prosjektsammenheng, utveksles personopplysninger mellom underleverandører, tredjepartsleverandører og kunder. Databehandlere som arbeider som underleverandører for oss og behandler dine opplysninger på våre vegne. Slike underleverandører kan ikke bruke personopplysningene for noe annet formål enn å yte tjenesten som er avtalt med oss. Vi tar særlige forhåndsregler for å forsikre oss om at underleverandørene opptrer i samsvar med disse vilkårene og norsk personvernlovgivning, og særlig der databehandleren er lokalisert i et land utenfor Norge eller EU/EØS-området.

HR Prosjekt AS kan utlevere personopplysninger til følgende tredjeparter:

  • Rekrutteringspartnere
  • Andre parter med ditt samtykke

HR Prosjekt kan også utlevere informasjon til tredjeparter:

  • ved lovbestemte tilfeller, eksempelvis ved pålegg fra domstolene, politiet eller andre offentlige myndigheter, i henhold til strenge forhåndsdefinerte prosesser
  • I forbindelse med virksomhetsoverdragelse, f.eks. som ledd i fusjon, oppkjøp, salg av våre eiendeler eller overføring av tjenester til et annet selskap. Du vil bli varslet direkte om eventuelle endringer i eierskap, bruk av din personlige informasjon og valg du måtte ha angående din personlige informasjon

 

7        Beskyttelse av dine opplysninger

HR Prosjekt AS prioriterer beskyttelse av dine personopplysninger høyt. Vi arbeider kontinuerlig for å beskytte personopplysninger og annen konfidensiell informasjon. Sikkerhetsarbeid omfatter både fysiske, tekniske og administrative tiltak, herunder beskyttelse av personell, informasjon, IT-infrastruktur, internt og offentlig nett, samt kontorbygninger og tekniske fasiliteter.

Sikkerhetsarbeidet innebærer også at vi jevnlig utfører risikovurderinger, revisjoner av underleverandører og gjennomgår ulike faktorer som tilgjengelig teknologi, forretningsbehov og lovkrav. Dette skal sørge for at vi til enhver tid har tilstrekkelige sikkerhetstiltak, slik at vi kan forhindre at personopplysninger kommer på avveie.

8        Rettigheter

Innenfor de begrensninger som er fastsatt i personopplysningsloven og annen lovgivning, har du rett til å:

  • vite hvilken informasjon vi har registrert om deg
  • forespørre retting og sletting av personopplysninger og begrensninger i behandlingen av personopplysninger, eller protestere mot behandlingen av personopplysninger.
  • trekke tilbake eller begrense eventuelle samtykker til å behandle personopplysninger som du har gitt oss. Dette kan føre til at vi ikke lenger kan levere enkelte av våre tjenester til deg

HR Prosjekt AS har ikke et eget personvernombud. Spørsmål, innsigelser eller anmodninger om innsyn i opplysninger som er registrert om deg kan rettes til Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den..
Dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med lovverket, kan du rette en klage til Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den..

Endringer i denne personvernerklæringen, vil bli publisert på våre internettsider.