Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

Oppdragsleder skal i alle oppdrag som gjennomføres etter fastpriskontrakt utarbeide en betalingsplan før oppstart av oppdraget.  Betalingsplanen viser hvor mye HRP skal fakturere i oppdragets gjennomføring. En betalingsplan har videre følgende målsetninger:

  • Gi kontrakt og økonomi nødvendig informasjon for registrering av oppdrag,
  • Sikre at faktureringen er avstemt med periodisert produksjon i oppdraget,
  • Tidlig identifisere avvik mellom planlagt og faktisk ressursbruk i oppdraget,
  • Gi oppdragsgiver en oversikt over forventende fakturaer i oppdraget,
  • Gjøre det mulig å tidlig avdekke betalingsmislighold i oppdraget.

Oppdragslederen skal utarbeide forslag til betalingsplan basert på vedtatt fremdriftsplan. Denne skal godkjennes av oppdragsgiveren som grunnlag for HRP sin fakturering og byggherrens likviditetsbudsjettering. Ved oppdatering av fremdriftsplaner kan byggherren kreve at betalingsplanen revideres slik at den gjenspeiler faktisk fremdrift/produksjon. Betalingsplanen skal vise faktisk produksjon og hva som er innestående.

Viktige forutsetninger for en god betalingsplan:

  • Den er avstemt mot produksjonen i oppdraget, dvs. at man ved månedslutt har fått betalt for minimum de timer man har produsert inneværende måned,
  • Den har balanserte betalingsperioder dvs. at man har brutt ned totalt honorar i tilstrekkelig mange fakturaer – f.eks. en faktura pr. mnd. fra oppdrags start til avslutning,
  • Den er «fortung», dvs. at HRP til enhver tid får betalt for flere timer enn det man har produsert.

Oppdragsleder har ansvaret for at sitt oppdrag har en korrekt og oppdatert betalingsplan, og at denne er avstemt med egen ressursplanlegging i oppdraget. Nærmeste leder skal godkjenne betalingsplanen, kontrollere at betalingsplanen følger ressursplanleggingen i oppdraget, samt foreslå nødvendige tiltak ved avvik.

Periodisert ressursplan

Før utarbeidelse av betalingsplanen må oppdragsleder utarbeide en periodisert ressursplan for oppdrag. Dette slik at oppdragslederen ved utarbeidelse av betalingsplanen har en oversikt og en forståelse av når i oppdraget de ulike delene av timeproduksjonen vil finne sted.

Ressursplanen utarbeides ved hjelp av standardisert malfil.

For å utarbeide ressursplanen må oppdragsleder:

  • Identifisere nødvendig timebehov pr. fagområde/leveranse
  • Periodisere timer for hvert fagområde/leveranse pr. mnd eller pr. uke.
  • Avstemme totalt timeantall og timepris mot kontraktens avtalte honorar,

 

Den periodiserte produksjonen i oppdraget må avstemmes mot konkurransegrunnlag, kontraktsforslag og oppdragsbeskrivelsen. Ved utarbeidelse av rev. 1 av ressursplanen/betalingsplanen tas det utgangspunkt i enten;

a) Konkurransegrunnlagets angivelse forventet fremdrift i oppdraget, eller;

b) HRP sin forventende fremdriftsplan eller oppgavebeskrivelse for oppdraget,

Figur 12 Utklipp – Periodisert ressursplan

De interne timepriser knyttet til de ulike fagområdene avklares sammen med nærmeste leder. Denne informasjonen er ikke nødvendig for å ressursplanlegge, men må bestemmes for å kunne estimere HRP sitt totale honorar og honorar pr. mnd.

 

NB: I enkelte tilbud er ressursplan allerede utarbeidet av oppdragsleder, tilbudsansvarlig eller nærmeste leder i tilbudsfase. Dette er imidlertid ikke alltid tilfelle. Er det utarbeidet periodisert ressursplan kan denne benyttes, men den må avstemmes av oppdragsleder dersom det er ny informasjon i oppdraget. Eksempelvis vil ofte forventet fremdrift i konkurransegrunnlag være forsinket, noe som må tas hensyn til i ressursplanleggingen.

 

Betalingsplanens innhold

Oppdragsleder skal basere sin betalingsplan på ressursplanen utarbeidet. Ved oppstart av oppdraget skal oppdragsleder estimere forventet produksjon og honorar hver mnd. frem til ferdigstilling av oppdraget.

Figur 13 Utklipp betalingsplan

Oppdragsleder må i betalingsplanen angi antall fakturaer, hvilke måned faktura skal sendes, fakturaens beløp og akkumulert verdi mot kontrakt, samt sluttfakturaens størrelse. Sluttfaktura bør alltid ha en størrelse på < 5 % av totalt honorar.

Oppdragsleder skal revidere planen dersom:

  1. Oppdragsleder og oppdragsgiver blir enige om en annen fremdrift,
  2. Oppdragsleder og oppdragsgiver beslutter å inkludere andre leveranser i fastprisen slik at fastprisens størrelse økes,
  3. Fremdriften endrer seg av andre forhold, f.eks. ved krav om fristforlengelse,
  4. Oppdragsleder og fagansvarlige beslutter å endre ressursplanen, og derfor endre vesentlig grunnlaget for fastprisen.

Endringer og tillegg til fastpriskontrakten skal som hovedregel faktureres etter medgått tid.

Betalingsplanen må være utarbeidet før registrering av oppdraget i interne systemer.