Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

En sluttrapport er det siste dokumentet som utarbeides i et oppdrag.  Hensikten med sluttrapporten er å formidle erfaring er fra oppdrag utover det som gjøres i erfaringsoverføringsmøtene.  Ikke alle oppdrag er av en slik art at en sluttrapport er nødvendig. Det skal ligge en klar hensikt bak å utarbeide sluttrapporten, og den har liten verdi dersom den aldri blir lest eller brukt til noe.  I svært mange bedrifter brukes utarbeidelse av sluttrapport rutinemessig etter oppdrag, og man har hundrevis av sluttrapporter arkivert, som aldri leses eller brukes etter at oppdraget er ferdig.  Det kan synes som lite hensiktsmessig bruk av ressurser, og derfor skal oppdragsleder og oppdragseier sammen bli enige om det skal utarbeides en intern og/eller ekstern sluttrapport for oppdraget.

Med ekstern sluttrapport menes her en sluttrapport levert til oppdragsgiver.  Det er ikke nødvendig å levere sluttrapport i alle oppdrag, og en oppdragsgiver kan reagere negativt på at vi bruker timer som de betaler, for å lage en rapport de ikke har etterspurt.  Noen ganger er det nedfelt i kontrakt/avtale at det skal utarbeides og leveres en sluttrapport.  Da er det en del av den avtalte leveransen og skal selvsagt gjøres.

I noen tilfeller skal det vurderes å levere en sluttrapport selv om det ikke står i avtalen.  Det kan foreligge spesielle grunner som f eks et ønske om posisjonering i forhold til mulige andre oppdrag eller i en pågående eller potensiell konfliktsituasjon, der man har behov for å dokumentere at man har levert i hht avtale.  I slike tilfeller bør man vurdere om det er riktig å belaste oppdragsgiver for tiden man bruker på å utarbeide sluttrapporten.  Dette vil typisk være en beslutning som oppdragsleder bør forankre hos oppdragseier.

I de fleste av HRPs oppdrag blir det ikke utarbeidet en intern sluttrapport.  Mange oppdrag er ganske like av natur og HRP har lang erfaring med tilsvarende oppdrag.  Erfaringen fra disse oppdragene er nedfelt som beste praksis og lagt inn i ledelsessystemet.  Ledelsessystemet revideres jevnlig basert på nye erfaringer og beste praksis til enhver tid.  Dette systemet fungerer bare dersom medarbeiderne i HRP er flinke til å bruke det og aktivt melder inn forslag til forbedringer, basert på sine erfaringer og kunnskap.  Alle medarbeidere oppfordres til å melde inn mange forbedringsforslag og ideer som grunnlag for revisjon av ledelsessystemet. 

I noen oppdrag vil det likevel være riktig å utarbeide en intern sluttrapport.  Dette kan være hvis oppdraget er det første innenfor et nytt segment eller med en ny oppdragsgiver, hvis det hadde et spesielt arbeidsomfang eller hvis man har gjort seg spesielt unike erfaringer i oppdraget.  I slike tilfeller kan oppdragseier og oppdragsleder bli enige om at intern sluttrapport skal utarbeides.  Oppdragseier har ansvar for å bringe informasjonen i rapporten til riktig sted i organisasjonen slik at bedriften best kan nyttiggjøre seg erfaringene som rapporten beskriver.

Den interne sluttrapport bør inneholde

  • kort beskrivelse av oppdragets leveranser
  • sammenstilling og evaluering av planlagte og virkelige resultater (f eks leveringsdatoer, økonomisk resultat etc.)
  • Erfaringer og innspill som kan bidra til å forbedre oppdragsgjennomføringen i fremtiden.

Rapporten skal være enkel og kortfattet, helst ikke mer enn en og en halv side.

 

 

Lesson Content