Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

I mange av våre oppdrag sendes det ikke en faktura med teksten «sluttfaktura».  Ofte er det slik at når man har utført de siste timene i et oppdrag, blir disse timene fakturert på samme måte som øvrige timer.  I etterkant av denne fakturaen, kan det noen ganger sendes både en og to fakturaer med f. eks. viderefakturering av reiseregninger eller annet som man har avtalt at kan faktureres i prosjektet.

Dersom kontrakten tilsier at det skal sendes sluttfaktura er det ikke tilstrekkelig å gjøre det som beskrevet ovenfor.  En sluttfaktura skal være den siste fakturaen i oppdraget, og det gjelder spesielle regler for den.  Vi må sørge for at sluttfakturaen er riktig satt opp og at reglene for oversendelse av sluttfaktura er overholdt.

Når man har blitt enig med oppdragsgiveren om at leveransen er fullført, kan man sette opp og sende over en sluttfaktura.  Sluttfakturaen skal, som sagt, være den siste fakturaen som sendes i oppdraget.  Den skal sendes over i rimelig tid etter at oppdraget er avsluttet, med normal betalingsfrist på 28 dager eller den betalingsfristen som er beskrevet i avtalen.  I mange av HRPs oppdrag ligger alminnelige kontraktsbetingelser fra Norsk Standard (NS 8401,8402 eller 8403) til grunn for avtalen.  I disse standardene er det et eget punkt om sluttfaktura som oppdragsleder bør gjøre seg kjent med.

Sluttfakturaen skal settes opp på en spesiell måte, slik at den viser alle kravene man mener seg berettiget til i oppdraget.  Dette betyr at sluttfakturaen skal inneholde en oversikt over følgende:

  • Det totale honoraret for oppdraget
    • Hva som allerede er betalt av honoraret
    • Hva som gjenstår å betale av honoraret
  • Alle krav som man mener er berettiget i oppdraget, også de som oppdragsgiver tidligere har avslått, såfremt man fremdeles mener de er berettiget
    • Hva av disse kravene som er betalt
    • Hva av disse kravene som gjenstår å betale
  • Alle øvrige kostnader som kreves dekket
    • Hva som allerede er betalt av øvrige kostnader
    • Hva som gjenstår å betale av øvrige kostnader

Det som gjenstår å betale skal dokumenteres på normal måte, dvs med timelister, reiseregninger, utgiftsbilag, underlag for krav mm. slik som avtalt i kontrakten.

Dersom man skulle glemme et krav i sluttfakturaen, mister man retten til å kreve det senere.  Det er bare ett unntak fra denne regelen, og det er hvis man tar et spesifisert forbehold om at sluttsummen kan endres senere fordi grunnlaget for beregning av kravet ikke har foreligget i tide.

Det er mye arbeid å få en god oversikt over og samle sammen den riktige dokumentasjonen for en sluttfaktura.  Oppdragsleder må starte arbeidet med å planlegge hva som skal være med i sluttfakturaen og samle dokumentasjon som skal medfølge i god tid før den skal sendes.

Før sluttfaktura sendes må det gjøre en siste kontroll på at alle forpliktelser er ivaretatt, at alle har ført ferdig sine timer i oppdraget, at alle inngående og utgående fakturaer for øvrig er betalt – og ikke minst –  at ikke noe er uteglemt i sluttfakturaoppsettet.

 

 

 

Lesson Content