Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

For en oppdragsleder er det viktig å holde kontroll og oversikt over prosjektene sine.  I det daglige foregår kontrollen mest ved at oppdragsleder og medarbeidere holder kontakt og utveksler informasjon.  Mye av kontrollen og oversikten finnes i den enkeltes hode.  Med jevne mellomrom er det likevel viktig å gjøre en litt grundigere utsjekk av status – man lager en rapport.  En rapport er en systematisk oppstilling av data og informasjon om oppdraget hittil, og gjerne med en vurdering av hvordan man tror det vil gå fremover.  Regelmessig rapportering har flere hensikter;

Ved å rapportere får man selv gjort en god gjennomgang og rydding i oppdragets data, noe som hjelper til å holde oversikt.  Man får også tilfredsstilt oppdragsgivers og/eller ledelsens behov for å vite hva som skjer i prosjektet.  I rapporten kan man løfte frem problemstillinger og den kan danne grunnlag for diskusjoner rundt løsninger og beslutninger rundt veien videre.

Vi skiller mellom intern rapportering – den rapporteringen oppdragsleder gir til oppdragseier eller ledelsen og ekstern rapportering – den rapporteringen som oppdragsgiver krever.

Intern rapportering

I HRP har vi et system med intern månedsrapportering der oppdragseier hver måned legger inn oppdragsstatus.  I større oppdrag med flere medarbeidere vil det ofte være hensiktsmessig at oppdragslederen setter sammen en månedsrapport.  Denne kan f eks inneholde følgende informasjon:

  • Hvor står vi nå, hva har skjedd og hva tror vi skjer
  • Hva kan vi gjøre for å styre avvik tilbake på plan
  • Er det spesielle områder som utpeker seg enten positivt eller negativt, og som vi bør holde ekstra øye med
  • Er det noe oppdragsleder behøver av bistand/beslutninger fra oppdragseier

Rapporteringen kan være rent kvalitativ, men ofte er det ønskelig med mer kvantitative vurderinger innen områder som økonomi (faktiske kostnader mot budsjett og faktisk inntekt mot budsjett, samt prognose), fremdrift – hvor mange % ferdig er vi i forhold til planlagt) og kvalitet (leverer vi det vi skal, eller er det avvik i våre leveranser).

 

Ekstern rapportering

I svært mange av våre oppdrag kreves ingen form for rapportering av oppdragsgiver.

I slike oppdrag bør oppdragsleder som minimum holde oversikt over månedlig og akkumulert timepådrag i oppdraget og evt sette opp en kort status om kvalitet og fremdrift.  Hvordan dette kommuniseres til oppdragsgiver kan variere.

Oppdragsgiver skal få beskjed dersom det oppstår store avvik i fremdrift, økonom eller kvalitet i oppdraget, og helst skriftlig.  Om dette skjer i en fast rapportering eller i andre typer forum kan variere fra prosjekt til prosjekt.

Når det gjenstår ca 40 % av avtalt timeomfang, bør oppdragsgiver få beskjed om dette med en vurdering av om man tror man kommer til å bruke flere eller færre timer enn avtalt.  Det samme bør skje når det gjenstår ca 20% av avtalt timeomfang.  På denne måten gir vi oppdragsgiver trygghet og oversikt.

I fastprisoppdrag er det ikke nødvendig å rapportere timeforbruk, siden dette er HRP sin risiko.  Det vil likevel være viktig å ha en kommunikasjon med oppdragsgiver rundt fremdrift. Der det er krav om rapportering i kontrakt eller avtalt har oppdragsleder ansvar for at rapportering til oppdragsgiver skjer som avtalt.