Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

Ved oppstart av alle oppdrag er det en rekke administrative oppgaver som oppdragslederen må gjennomføre. Disse oppgavene er viktige for effektiv gjennomføring av oppdraget, og for at øvrige deler av HRP sin organisasjon skal kunne gjennomføre sine arbeidsoppgaver.

Når oppdragsbekreftelsen er oversendt oppdragsgiveren, og de har akseptert oppstart av oppdraget er oppdragslederen ansvarlig for registrering av oppdraget i HRP sine interne systemer – og bemanne oppdraget med de riktige ressursene for gjennomføring.

Oppdragslederen vil ved opprettelse av oppdraget være nødt til å registrere oppdraget oppdraget:

  • I HRP sitt verktøy for administrasjon av oppdrag, Sharepoint,
  • I HRP sitt økonomisystem for håndtering av oppdrag, Xledger,

På HRP sine oppdragsservere dersom oppdraget inkluderer prosjekteringstjenester.

Det finnes egne veiledere for registrering av oppdrag, og praktisk gjennomføring av disse stegene.

Oppdragsregistrering

Ved registrering av oppdraget HRP sine interne systemer er det viktig å ha oversikt over hvilke fagområder, tjenester og leveranser oppdraget inkluderer. Spesielt ved opprettelse i HRP sitt økonomisystem kreves det ryddighet ved registreringen for å kunne ha god kontroll i oppdragets gjennomføringsfase.

I HRP sitt økonomisystem får oppdragslederen mulighet til å angi hvem som skal arbeide med oppdraget, hvilke oppgaver disse skal utføre og hvilken timepris som skal være tilknyttet hver enkelt oppgave. Generelt sett bør oppdragslederen alltid opprette egne «oppgaver» for hvert fagområde, hver fagleveranse, eller hver prosjektfase. Dette avhenger av prosjektets størrelse, lengde og kompleksitet.

Bemanning av oppdrag

Ved oppstart av alle oppdrag må HRP sin oppdragsleder bemanne oppdraget med de riktige ressursene. Hvem som er de riktige ressursene avhenger av leveransene i oppdraget – slik at fagområder som forventes å skulle bistå ved gjennomføringen bør ha vært med å definere og avklare

rammene for sine leveranser i forbindelse med utarbeidelse av kontrakt/oppdragsbekreftelse.  Dette skjer gjennom direkte kontakt med den enkelte fagrådgiveren, og/eller med vedkommende sin leder.

Alle oppdrag bør bemannes med både junior- og seniorressurser avhengig av leveransene som skal utarbeides. Dette sikrer opplæring av juniorer, og bidrar til avlastning for seniorer. Å arbeide med 1-2 medarbeidere innenfor hvert fag er også vesentlig for å kvalitetssikre leveransene.

Videre bør oppdragsleder bidra til å utjevne ressursbruk og belastning i selskapet, f.eks. ved å ikke bruke de samme ressursene i alle lignende oppdrag. Dette øker redundansen i HRP sine oppdrag, slik at sykdom, fravær eller andre forhold som forhindrer en ressurs å utarbeide sin leveranse ikke påvirker store deler av produksjonen.

Alle ressurser som deltar i de HRP sine oppdrag skal kjenne de deler av kontrakten som er relevant for deres leveranser. Oppdragsleder har derfor ansvaret for å informere alle som er bemannet i oppdraget om hva deres rolle er, hvilke avgrensninger oppdraget har for deres del, og hvordan oppdraget er planlagt gjennomført.