Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

HRP skaffer sine oppdrag gjennom mange ulike kanaler, både gjennom aktive salg og der oppdragsgiveren henvender seg til HRP gjennom offentlige konkurranser, eposter, telefoner eller samtaler. Felles for alle oppdrag er at de har formell oppstart i det tidspunktet hvor det foreligger en kontrakt mellom partene. Kontrakten er en skriftlig bekreftelse av at HRP tar på seg oppdraget, og skal alltid inneholde en beskrivelse av oppdraget.

Oppdragslederen har ansvaret for at HRP sin kontrakt med oppdragsgiver skriftlig definerer omfanget og innholdet i oppdraget, og denne ivaretar HRP sine interesser på en god måte. HRP har utarbeidet standard oppdragsbekreftelser som kan brukes som kontrakt mellom partene, basert på betingelsene i hhv. NS 8401, NS 8402 og NS 8403 og inkluderer også HRP sine tilføyelser til standardkontraktene. I det videre brukes begrepet «kontrakt» og «oppdragsbekreftelse» om det samme dokumentet.

Oppdragsbekreftelse
Før det utarbeides en oppdragsbekreftelse skal HRP sin oppdragsleder gjøre nødvendige avklaringer med kunden vedrørende oppdragets type, innhold og rammer. Dette kan gjøres via telefon eller epost. Disse avklaringene er utgangspunktet for utarbeidelse av avtaledokumentet, og sikrer at HRP ivaretar egne interesser samtidig som kundens ønsker og krav avklares.

En god oppdragsbekreftelse inneholder minimum følgende forhold:

  • Informasjon om kunden,
    kontaktperson, fakturainformasjon og bestiller,
  • Beskrivelse av oppdraget.
    Oppdraget skal beskrives tilstrekkelig detaljert til å på et senere tidspunkt kan bestemme hvilke tjenester og leveranser som har vært en del av avtalen,
  • Dato for HRP sine leveranser.
    Oppdraget skal alltid beskrives med en eller flere leveranser med et tidspunkt for overlevering tilknyttet,
  • Avtalens avregningsmodell,
    NS8401 (som hovedregel fastpris) eller NS8402 (som hovedregel medgått tid med timeestimat). Medgått tid med timeestimat er å foretrekke.
  • Timepris/honorar
    Skal alltid være en del av avtaledokumentet, og skal være koordinert med nærmeste leder iht. fullmaktmatrise.
  • Timeestimat/honorarbudsjett
    Skal inkluderes ved medgått tid, og være tilstrekkelig til å gjøre nødvendige leveranser avtalt, inkl. prosjektkoordinering, kvalitetssikring og møter etc.)
  • Oppdragsinformasjon, inkl. oppdragsnavn.
    Oppdragsnavn skal være i følgende format:

«ADRESSE ELLER PROSJEKTNNUMMER – LEVERANSE», eks.
«Dronning Eufemias gt. 16 – Arkitektfaglig bistand ved ombygging av toalett»

Forfallsdato for faktura,
Forfallsdato bør settes til 14-30 dager.

Reisekostnader
skal spesifiseres, og skal dersom ikke annet er avtalt angi at alle utlegg viderefaktureres og reisetid faktureres iht. medgått tid.

Oppdragsbeskrivelse
For oppdrag med større kompleksitet, et stort omfang, hvor mange rådgivere er involvert eller hvor det skal utarbeides flere leveranser med ulik leveransedato skal det utarbeides en oppdragsbeskrivelse som i detalj avgrenser oppdragets innhold. Det bør være lav terskel for å utarbeide en mer omfattende oppdragsbeskrivelse enn den som fremkommer i oppdragsbekreftelsen. Oppdragsbekreftelsen og tilbudsbrevet har nær sammenheng, og ofte kan tilbudsbrevet brukes direkte som en oppdragsbeskrivelse som tillegg til oppdragsbekreftelsen.

Dette da en god, og veldefinert oppdragsbeskrivelse, gir både HRP og kunden en tydelig forståelse av hvilke arbeid som er inkludert i oppdraget – og hvilket arbeid som ikke er en del av oppdraget. reduserer usikkerheten for begge parter i oppdraget, og ivaretar HRP sine interesser i de tilfeller det oppstår en konflikt med oppdragsgiver. En god oppdragsleder bruker oppdragsbeskrivelsen til oppfølging av avtalen med kunden, og også til utarbeidelse av endrings- og tilleggsmeldinger.

HRP sin fullmaktmatrise

Som oppdragsleder har man sammen med sin nærmeste leder ansvaret for at de forpliktelser HRP tar på seg ovenfor sine oppdragsgivere er signert på riktig nivå i organisasjonen. Man har som oppdragsleder begrenset signeringsrett, og behøver signatur fra sin leder på oppdragsbekreftelser og kontrakter. Hvem som kan signere ulike kontrakter er beskrevet i HRP sin fullmaktsmatrise.

Som hovedregel skal alle oppdragsbekreftelser signeres av nærmeste leder (L3-nivå).