Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

I HRP benyttes to modeller for å beskrive gjennomføring av selskapets prosjekter og oppdrag; kjerneprosesser og prosjektmodell.  I denne leksjonen vil det gås gjennom det mest vesentlige innholdet i begge med fokus på oppdragsleders rolle i de ulike fasene av et oppdrag.  For en utdypende gjennomgang av HRP sin prosjektmodell anbefales HRP Prosjektskole.

HRP sine kjerneprosesser består av tre ulike faser for gjennomføring av oppdrag. Disse er marked og anbud, produksjon, og ettermarked. Fasene skiller mellom tiden før det er signert en kontrakt på gjennomføringen av et oppdrag, tiden man bruker på å gjennomføre oppdragets leveranser, og tiden etter alle oppdragets leveranser er overlevert oppdragsgiver.

 

HRP sine oppdragsledere forventes å ha kunnskap om alle tre fasene/kjerneprosessene, og vil i gjennomføringen av de fleste oppdrag arbeide i alle fasene. Som oppdragsleder vil man kunne ha ansvar både for utarbeidelse av tilbud, forhandling med oppdragsgiver, oppstart av prosjektet, administrasjon av prosjektet, leveranser og etterarbeid etter overleverte leveranser.

I tillegg til kjerneprosessen vil alle oppdrag i produksjonsfasen kunne inkludere en eller flere deler av HRP sin prosjektmodell. Prosjektmodellen til HRP er veiviseren fra A til Å i bygg- og anleggsprosjekter. Den illustrerer hvordan HRP planlegger og gjennomfører prosjekter for alle oppdragsgivere i de ulike delene av et byggeprosjekt, fra ide til ferdig overlevert byggverk. Hvilke deler av HRP sin prosjektmodell man arbeider i avhenger følgelig av prosjektet type, omfang, varighet og størrelse.

 

Oppdragslederens rolle i markeds- og anbudsfasen

I markeds- og anbudsfasen vil HRP sine oppdragsledere delta i større eller mindre grad avhengig av hvilken salgskanal oppdraget er identifisert i. I HRP innes det fire primære salgskanaler.

  • Anbudskonkurranse iht. lov om offentlig anskaffelse,
    Hovedsakelig større offentlige anskaffelser over 1 MNOK for enkeltfag og tverrfaglige rådgivergrupper, publisert gjennom nasjonal kunngjøringsdatabase, Doffin.no. Hoveddel av salg gjøres av anbudsavdeling og linjeledere hvor oppdragsleder eller fagansvarlige deltar i mindre grad.
  • Minikonkurranse etter rammeavtale eller forespørsel,
    Som oftest større eller middels store forespørsler fra offentlige og private aktører hvor HRP er i direkte konkurranse på kjente kriterier med andre leverandører. Hoveddel av salg gjøres av anbudsavdeling og linjeledere, hvor oppdragsleder eller fagansvarlige deltar i mindre grad.
  • Direkte forespørsel
    Som oftest middels store eller små forespørsler fra offentlige og private aktører, hvor HRP ikke nødvendigvis er i konkurranse med andre leverandører. Ofte kjente kunder hvor tillitsforhold er etablert tidligere. Her er oppdragsledere ofte direkte involvert i tilbudsarbeid.
  • Oppsøkende salg
    Salg som følge av bevisst markedsstrategi fra avdelingene, hvor avdelingsleder sammen med ansvarlig for regionen har identifisert en mulighet. Her er oppdragsledere ofte direkte involvert i salgsprosessen.

Oppdragslederens ansvar i salgsarbeidet kan inkludere en kombinasjon av følgende oppgaver:

  • Kommunikasjon og avklaring med kunde/oppdragsgiver,
  • Kalkulasjon av oppdragets delleveranser sammen med fagansvarlige,
  • Utarbeidelse av tilbudsbrev sammen med avdelingsleder,
  • Sikre registrering av salgsmulighet i CRM-system,
  • Forhandling rundt oppdragets deler med oppdragsgiver,
  • Utarbeidelse av oppdragsbekreftelse/kontrakt og prosjektmandat,

Når kontrakt er signert og man starter arbeid med oppdragets leveranser er man ferdig i markeds- og anbudsfasen. Man går da videre til produksjonsfasen.

Oppdragslederens rolle i produksjonsfasen

Når oppdragsbekreftelse/ kontrakt er signert av oppdragsgiveren er oppdraget i produksjonsfase. Som oppdragsleder i denne fasen ha ansvaret for alle oppgaver beskrevet i leksjon 2 om oppdragslederens hovedoppgaver. Hvilke aktiviteter som oppdragslederen gjennomfører i denne fasen vil videre avhenge av oppdragets type, og hvor oppdraget er plassert i HRP sin prosjektmodell.

Et oppdrag kan inkludere en eller flere deler eller av HRP sin prosjektmodell. Eksempelvis kan man ha en kontrakt med oppdragsgiver for leveranse av arkitekt til både mulighetsstudie, skisseprosjekt og forprosjekt. Man vil da delta i et oppdrag som inkluderer både utvikling- og planleggingsfasen av et byggeprosjekt.

I produksjonsfasen er det viktig å merke seg at HRP sin prosjektmodell igjen deler opp byggeprosjektet i ulike faser med beslutningsporter mellom fasene. Fasene beskriver prosjektets økende modningsgrad, og beslutningsportene er et kontrollpunkt for å sikre at prosjektet har tilstrekkelig kvalitet og modenhet for å bevege seg til neste fase. For en oppdragsleder har man ved faseoverganger ansvar for at egne leveranser er av tilstrekkelig kvalitet for passering av beslutningspunktet, og bør på generelt grunnlag sikre at egne leveranser samsvarer med beslutningsportenes leveranser.

 

Oppdragslederens rolle i ettermarkedsfasen

Etter at alle oppdragets leveranser er overlevert til kunden flytter oppdraget seg til ettermarkedsfasen. Ettermarked består av ulike aktiviteter, fra evaluering og oppfølging til videre relasjonsbygging og tilleggsoppdrag. Ettermarkedsaktiviteter skal være HRP kanal inn mot kunden, der vi bygger opp relasjoner samt håndterer kontrakten i forhold til eventuelle etterbefaring-/garantibefaring og retting av mangler og feil. Oppdragslederens rolle i denne fasen er sentral.

Oppdragslederen har i denne fasen ansvaret for at følgende aktiviteter blir gjennomført:

  • Evaluering av kundetilfredshet etter gjennomføring oppdraget,
  • Oppfølging av reklamasjoner og retting av feil/mangler ved leveransen,
  • Evaluering av oppdraget sammen med oppdragets deltagere,
  • Videre relasjonsbygging med kunde,
  • Avslutning av oppdraget i interne systemer og arkivering av oppdragets dokumenter.

Etter overlevering av oppdraget er det oppdragslederen kunden vil henvende seg til ved eventuelle spørsmål. Det er derfor viktig at oppdragslederen er tilgjengelig for kunden også i denne fasen, som kan strekke seg fra et tidsrom på noen få dager til flere år. God oppfølging av ettermarkedsfasen gir merverdi både for HRP og oppdragslederen, som etter avsluttet oppdrag ofte får mulighet til å delta i nye oppdrag for samme kunde.

Lesson Content