Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

Økonomistyring i et oppdrag innebærer å styre de faktiske kostnadene og inntektene i et oppdrag for å søke å nå de økonomiske målene. (Eller kanskje til og med gjøre det bedre).

I de fleste oppdrag er dette enkelt, vi gjennomfører oppdraget på timebasis og får betalt for hver time vi bruker i oppdraget.   Mye av lønnsomheten i oppdraget ble fastsatt allerede i tilbudsfasen da timeprisen ble satt og det ble bestemt hvem som skulle gjøre oppdraget.  Vi skal likevel huske på at ingen oppdrag er risikofrie.  Oppdragsgiver kan f eks være misfornøyd med jobben vi gjør og nekte å betale.  Oppdragslederens jobb med hensyn på økonomistyring blir i stor grad å sørge for at det ikke kommer på andre kostnader som ikke blir dekket av honoraret, samt å følge opp at vi faktisk får betalt for det vi gjør.

Vi kan ha oppdrag med andre honoreringsformer enn timebasis.  Et eksempel er fastprisoppdrag.  I slike oppdrag er inntekten vår den samme uansett hvilke kostnader vi har på å utføre oppdraget.  Denne oppdragstypen kan gi svært stor gevinst såfremt vi greier å holde våre kostnader (og spesielt timeforbruk) nede, men risikoen kan være stor, siden vi ikke uten videre får betalt for kostnader som overstiger budsjettet.  I slike oppdrag må det være mer omfattende økonomistyring.

Ved oppstart av oppdraget må oppdragsleder sørge for at det utarbeides et oppdragsbudsjett, der planlagte kostnader og inntekter er beskrevet. I sin enkleste form kan dette være et timebudsjett der man fordeler de planlagte timene ut i tid.

Man kan selvsagt også fordele planlagte kostnader og inntekter ut i tid.  Men i praksis kan dette være ganske komplisert, og vil ikke alltid gi et godt bilde av den faktiske produksjonen i oppdraget.  Det er forskjell på regnskap i en bedrift og økonomistyring i et oppdrag.  I oppdraget behøver vi data som er enkle å hente inn og som gir oss tilstrekkelig grunnlag for styring.  Timer er en enhet som er enkel å forstå og enkel å følge opp.  Derfor vil ofte (men ikke alltid) et timebudsjett være velegnet for styring av oppdrag.

Eksempel på enkelt timebudsjett der antatt timeforbruk er fordelt ut pr måned i hht. planlagt fremdrift.

Når oppdraget er i gang, har oppdragslederen oppgaven med å følge opp at det ikke brukes flere timer enn planlagt på oppdraget. Dette gjøres ved å sammenligne det planlagte timeforbruket med det faktiske ved hver månedsavslutning.  Oppdragslederen kan ta ut timepådrag for oppdraget i XLedger.

Oppdragslederen må ha kunnskap om hvor langt man har kommet i oppdraget for å kunne gjøre en god sammenligning.  (Fremdriftsrapportering er omtalt tidligere i denne modulen).

Hvis man for eksempel har brukt like mange timer som planlagt ved en månedsavslutning men kommet kortere i oppdraget enn planlagt, kan det bety at man også vil bruke for mange timer på det resterende arbeidet.  Da må det gjøres tiltak for å komme tilbake på budsjett.

Tiltak kan være:

• Senke kostnadene fremover f eks ved å arbeide mer effektivt eller gjøre andre og smartere oppgaver enn opprinnelig planlagt
• Øke inntektene gjennom å be oppdragsgiver om tillegg eller endring
• Akseptere avviket og ta kostnaden med merforbruket (dvs endre budsjettet)

Det siste alternativet ønsker vi selvsagt å unngå hvis det er mulig.

Eksempel på oppfølging av timebudsjett.

Det som er beskrevet her, er en veldig enkel økonomistyring der vi kun ser på planlagt og faktisk timeforbruk i forhold til fremdrift, basert på at alle medarbeiderne i oppdraget har omtrent samme timekostnad.

Denne typen styring kan som sagt brukes i enkle prosjekter.  Men i store prosjekter med mange medarbeidere og der det i stor grad påløpe andre typer kostnader, må man ha andre oppfølgingsverktøy enn ren timeoppfølging.  Da vil det være hensiktsmessig å bryte oppdraget ned i en struktur med faser og aktiviteter, og lager systemer for budsjett- og fremdriftsoppfølging for hver fase/aktivitet som akkumuleres opp til et overordnet nivå.

I HRP og i mange offentlige bedrifter brukes ISY Prosjektøkonomi til styring av store og komplekse oppdrag.  Dette er et verktøy som kan gi en svært detaljert økonomioppfølging, med mulighet til å budsjettere og følge opp periodiserte kostnader i forskjellige strukturer og nivåer.