Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:
Økonomistyring i et oppdrag innebærer å styre de faktiske kostnadene og inntektene i et oppdrag for å søke å nå de økonomiske målene. (Eller kanskje til og med gjøre det bedre).
I de fleste oppdrag er dette enkelt, vi gjennomfører oppdraget på timebasis og får betalt for hver time vi bruker i oppdraget. Mye av lønnsomheten i oppdraget ble fastsatt allerede i tilbudsfasen da timeprisen ble satt og det ble bestemt hvem som skulle gjøre oppdraget. Vi skal likevel huske på at ingen oppdrag er risikofrie. Oppdragsgiver kan f eks være misfornøyd med jobben vi gjør og nekte å betale. Oppdragslederens jobb med hensyn på økonomistyring blir i stor grad å sørge for at det ikke kommer på andre kostnader som ikke blir dekket av honoraret, samt å følge opp at vi faktisk får betalt for det vi gjør.
Vi kan ha oppdrag med andre honoreringsformer enn timebasis. Et eksempel er fastprisoppdrag. I slike oppdrag er inntekten vår den samme uansett hvilke kostnader vi har på å utføre oppdraget. Denne oppdragstypen kan gi svært stor gevinst såfremt vi greier å holde våre kostnader (og spesielt timeforbruk) nede, men risikoen kan være stor, siden vi ikke uten videre får betalt for kostnader som overstiger budsjettet. I slike oppdrag må det være mer omfattende økonomistyring.
Ved oppstart av oppdraget må oppdragsleder sørge for at det utarbeides et oppdragsbudsjett, der planlagte kostnader og inntekter er beskrevet. I sin enkleste form kan dette være et timebudsjett der man fordeler de planlagte timene ut i tid.
Man kan selvsagt også fordele planlagte kostnader og inntekter ut i tid. Men i praksis kan dette være ganske komplisert, og vil ikke alltid gi et godt bilde av den faktiske produksjonen i oppdraget. Det er forskjell på regnskap i en bedrift og økonomistyring i et oppdrag. I oppdraget behøver vi data som er enkle å hente inn og som gir oss tilstrekkelig grunnlag for styring. Timer er en enhet som er enkel å forstå og enkel å følge opp. Derfor vil ofte (men ikke alltid) et timebudsjett være velegnet for styring av oppdrag.
Eksempel på enkelt timebudsjett der antatt timeforbruk er fordelt ut pr måned i hht. planlagt fremdrift.
Når oppdraget er i gang, har oppdragslederen oppgaven med å følge opp at det ikke brukes flere timer enn planlagt på oppdraget. Dette gjøres ved å sammenligne det planlagte timeforbruket med det faktiske ved hver månedsavslutning. Oppdragslederen kan ta ut timepådrag for oppdraget i XLedger.
Oppdragslederen må ha kunnskap om hvor langt man har kommet i oppdraget for å kunne gjøre en god sammenligning. (Fremdriftsrapportering er omtalt tidligere i denne modulen).
Hvis man for eksempel har brukt like mange timer som planlagt ved en månedsavslutning men kommet kortere i oppdraget enn planlagt, kan det bety at man også vil bruke for mange timer på det resterende arbeidet. Da må det gjøres tiltak for å komme tilbake på budsjett.
Tiltak kan være:
- Senke kostnadene fremover f eks ved å arbeide mer effektivt eller gjøre andre og smartere oppgaver enn opprinnelig planlagt
- Øke inntektene gjennom å be oppdragsgiver om tillegg eller endring
- Akseptere avviket og ta kostnaden med merforbruket (dvs endre budsjettet)
Det siste alternativet ønsker vi selvsagt å unngå hvis det er mulig.
Eksempel på oppfølging av timebudsjett.
Det som er beskrevet her, er en veldig enkel økonomistyring der vi kun ser på planlagt og faktisk timeforbruk i forhold til fremdrift, basert på at alle medarbeiderne i oppdraget har omtrent samme timekostnad.
Denne typen styring kan som sagt brukes i enkle prosjekter. Men i store prosjekter med mange medarbeidere og der det i stor grad påløpe andre typer kostnader, må man ha andre oppfølgingsverktøy enn ren timeoppfølging. Da vil det være hensiktsmessig å bryte oppdraget ned i en struktur med faser og aktiviteter, og lager systemer for budsjett- og fremdriftsoppfølging for hver fase/aktivitet som akkumuleres opp til et overordnet nivå.
I HRP og i mange offentlige bedrifter brukes ISY Prosjektøkonomi til styring av store og komplekse oppdrag. Dette er et verktøy som kan gi en svært detaljert økonomioppfølging, med mulighet til å budsjettere og følge opp periodiserte kostnader i forskjellige strukturer og nivåer.