Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

Møter kan være et nyttig verktøy for å drive et oppdrag fremover.  Møter kan brukes til å spre informasjon, til å få frem omforente løsninger og beslutninger og for å gjennomføre arbeidsoppgaver i fellesskap.  Møter er en viktig formell arena for kommunikasjon i oppdraget.  Likevel er det ikke helt enkelt å finne den riktige balansen når det gjelder gjennomføring av møter.  Blir det feil, oppstår det fort dårlig møtekultur.

I HRP ønsker vi en god møtekultur.  En god møtekultur preges av at

  • Møtene har et definert formål og agendaen følges
  • Deltakerne kommer presis til møter og møteleder avslutter møtet til avtalt tid
  • Deltakerne stiller forberedt og avtalte oppgaver er gjort før møtet
  • Diskusjonene er korte og holder seg til tema
  • Deltakerne er aktive bidragsytere i møtet og unngår å småprate, sjekke mobilen etc.
  • Man får tatt nødvendige beslutninger i møtene
  • Møtene dokumenteres med innkalling og referat

 

En god møtekultur kommer ikke av seg selv.  Man må arbeide aktivt for å oppnå og holde på den gode møtekulturen.  Som oppdragsleder må du fortelle om dine forventninger til møtekulturen, og stille krav til at deltakerne kommer presis og forberedte.  Du må gjøre det klart at du har en forventning om at deltakerne skal være aktive og saklige i møtet.  Den enkelte deltaker må få forståelse for at de må respektere din og de andre deltakernes tid.

Samtidig må du respektere deltakernes tid, og ikke kalle inn til flere møter enn nødvendig.  Mange føler at de ikke gjør annet enn å «fly i møter hele dagen».  Du må sørge for agendaen er kjent på forhånd og blir fulgt i møtet.  Du må ikke åpne for lange diskusjoner utenfor temaet, og du må avslutte til planlagt tid.

En god møtekultur krever at møtene holdes med så få deltakere som mulig og så korte som mulig.  Unngå saksbehandling i de faste møtene, sørg heller for å fordele ansvar og oppgaver og sett frister for når saken skal være løst.  Dersom noe må løses av flere, kall inn til et eget arbeidsmøte.

Alle saker som tas opp i møtene skal være forberedt.  Nye saker meldes inn før møtene, ikke under.  Ikke kall inn flere deltakere enn de som absolutt må være til stede, og ha en klar formening om hvorfor den enkelte skal delta i et møte – om de skal dele informasjon, motta informasjon, delta i beslutninger eller få tildelt ansvar og oppgaver.  Det kan være lurt å klargjøre for den enkelte deltaker hvorfor han eller hun skal delta.

 

Utarbeidelse av møteplan

Dersom det er behov for faste møter i et oppdrag, bør det lages en møteplan i starten av oppdraget.  Møteplanen vil gi deltakerne i oppdraget en god forutsigbarhet med tanke på hva som er de sentrale møtene, hvor mye tid de skal sette av til møter og hva de bør forberede til møtene.

Møteplanen bør inneholde følgende opplysninger

  • Hvilke typer møter som skal gjennomføres: F eks byggherremøter, byggemøter, prosjekteringsmøter, rapporteringsmøter (f eks interne i HRP og eksterne med oppdragsgiver), endringsmøter, arbeidsmøter etc.
  • Hvor ofte de forskjellige møtene skal avholdes: F eks hver tirsdag, den 20. i måneden el lign.
  • Hvor lenge møtene skal vare
  • Hvem som skal delta
  • Hvem som skal ha kopi av referatet. Dette er ikke nødvendig å ha med, men kan være hensiktsmessig hvis det er andre enn deltakerne som skal ha kopi.

Formen på møteplanen kan være forskjellig.  Det kan være tilstrekkelig å sende ut en gjentagende møteinnkalling med fast agenda for alle faste møter ved starten av oppdraget.  I andre tilfeller må planen lages som et separat dokument – en oversikt over alle faste møter.

Omfanget av møter må tilpasses det spesielle oppdraget.  Tenk nøye gjennom hva som ønskes oppnådd ved å gjennomføre et møte, og hvem det faktisk er viktig at deltar i møtet.  Vi skal ikke møtes bare for møtets skyld.

Figur 15 Eksempel på møteplan for byggherremøter i et oppdrag

 

 

Dersom møteplanen ikke fungerer, må den revideres. Det skal skrives referat fra faste møter.
Det som minimum skal refereres er:

  • Beslutninger som er tatt i møtet
  • Oppgaver med ansvar og frister

Møtereferater skal arkiveres på etablerte felles steder, f eks på felles server, Sharepoint eller et prosjekthotell, der de er tilgjengelige for deltakerne i oppdraget.

Møtetyper

Avhengig av hvilken type oppdrag som skal gjennomføres er det naturlig at oppdragslederen utarbeider en møteplan og møtestruktur med ulike typer møter. I alle typer oppdrag har man begrenset ressurser, både i form av tid, medarbeidere og annet arbeidsmateriell. Man bør derfor forsøke å sikre rasjonell og ressurseffektiv bruk av både egne og oppdragsgivers ressurser.

En god definering av ulike møtetyper i oppdraget sikrer at man har tilgjengelige alle nødvendige beslutningstakere i ulike møter, mens man samtidig unngår at personer som ikke er nødvendig for å gjøre en beslutning ikke er med.

Møtedeltakerne skal følgelig begrenses til de personer som er direkte involvert i saken. Medarbeidere i prosjektorganisasjonen som bare skal informeres om resultater fra møter innkalles ikke, men informeres gjennom møtereferater.

HRP arbeider med blant annet følgende typer møter:

  • Byggherremøte
  • Kontraktsmøte (byggherremøte)
  • Oppstartsmøte (byggherremøte)
  • Brukermøter
  • Kollisjonskontroll
  • Prosjekteringsmøte
  • ROS/SHA-analyse
  • Særmøte
  • Tverrfaglig kontroll
  • Usikkerhetsanalyse
  • PA-møte
  • Byggemøte

De ulike møtene gjennomføres på ulike tidspunkt i gjennomføringen av oppdraget, med ulike deltagere og med ulikt mål. Se ytelsesbeskrivelse for møtetyper for nærmere beskrivelse av møtetypens innhold og funksjon.

Møtereferat

Møtereferatet er oppdragets viktigste dokumentasjon på gjennomføringen av oppdraget. Gode møtereferat sikrer at oppdragslederen har dokumentert og kommunisert alle viktige beslutninger som er gjort i gjennomføringen av oppdraget. Følgelig blir møtereferatet både viktig for å kommunisere samme informasjon til alle oppdragsdeltagere – og som et viktig bevis ved en eventuell tvist.

Et utkast til møtereferat kan brukes som forberedelse til møtet. Den møteansvarlige setter opp hovedinnholdet i møtereferatet og kan bruke det som en form for agenda for møtet. Så kan referatskriveren tilføye i referatet hva som kom fram under møtet.  Erfaringsmessig kan en slik styring av agenda effektivisere tidsbruken under møtet.

Oppdragsleder er øverste ansvarlig for at det gjennom oppdraget skrives referat fra alle møter, interne og eksterne.

Den som innkaller har sammen med oppdragsleder ansvar for at møtereferat blir utarbeidet og distribuert via e-post senest 2 virkedager etter at møtet har funnet sted. Dersom det ikke er kommet skriftlig innsigelse innen 7 dager etter mottakelse av møtereferatet, eller i påfølgende møte hvis dette skjer innen 7 dager, oppfattes referatet som godkjent. Dersom en møtedeltaker blir pålagt oppgaver som haster, må møtedeltaker selv notere seg oppgaven og ikke vente på referatet.

Kun møtedeltakere kan gis ansvar for oppfølging av saker i referatet. Hvis noen som ikke er tilstede skal følge opp en sak, må en av deltakerne få ansvaret med å delegere oppgaven til vedkommende.

Lesson Content