Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

Ved gjennomføring av oppdrag er et viktig å tidlige avklare kommunikasjonslinjer mellom oppdragsmedarbeidere, oppdragsleder og oppdragsgiver. Dette sikrer en effektiv, rasjonell og profesjonell oppdragsgjennomføring, som gir både mindre uklarheter og lavere konfliktnivå i oppdraget. Som oppdragsleder har man ansvar for å etablere gode og tydelige kommunikasjonslinjer- og regler.

Kommunikasjon skjer mellom to eller flere parter gjennom flere ulike medium, både verbale og non-verbale. I forbindelse med gjennomføring av oppdrag vil kommunikasjon være basert på det som ble avtalt før oppstart av oppdraget, hvordan hver part oppfattet det som ble avtalt, hvordan man forholder seg til det man avtalte og hvordan partene forholder seg til endringer fra det avtalte.

En oppdragsleder bør være proaktiv i kommunikasjonen, og gjennom tydelig kommunikasjon sikre at alle parter både forstår innholdet i og er enige om de forholdene man har avtalt. Dette kan være krevende, spesielt om man innledningsvis i oppdraget har hatt en muntlig og ustrukturert kommunikasjon mellom mange parter.

 

Når man tenker på kommunikasjon er det viktig å merke seg at det alltid er mottakeren som bestemmer om kommunikasjonen var vellykket. Dette betyr at man som oppdragsleder alltid må sørge for at det man forsøker å kommunisere er forstått riktig at mottaker. Videre bør man som oppdragsleder alltid følge følgende grunnleggende kommunikasjonsregler:

  1. Vær tydelig og konsis i kommunikasjonen,
  2. Utdyp hovedpunkter i det du ønsker å kommunisere, og gjenta ved behov,
  3. Sørg for at mottaker gjentar og bekrefter det du kommuniserer,
  4. Sikre at alle viktige avklaringer gjøres skriftlig.

Som oppdragsleder har du i tillegg til å ha et ansvar for hva som kommuniseres, også et ansvar for å sørge for at kommunikasjonen i oppdraget skjer via de riktige kanalene, og til de riktige mottakerne. Kommunikasjonen bør som hovedregel gå gjennom oppdragsleder om det påvirker kontraktens forhold. Annen kommunikasjon som forenkler oppdragsgjennomføringen eller er med på å bygge relasjoner mellom oppdragets deltagere bør gå direkte mellom partene.

 

Oppdragslederen er den som har ansvaret for HRP sin offisielle kommunikasjon til oppdragsgiver.

Ved oppstart av alle oppdrag har oppdragslederen ansvaret for å avklare med oppdragsgiver hvordan kommunikasjon i prosjektet skal gjennomføres og kommunisere dette til egne oppdragsmedarbeidere.

Oppdragsleder bør i oppdrag med mange medarbeidere, interessenter og representanter fra oppdragsgiver utarbeide en kommunikasjonsplan for gjennomføringen av oppdraget.

En kommunikasjonsplan kan i enkleste form inkludere informasjon om hvem det skal kommuniseres med, hvorfor kommunikasjon til parten er nødvendig, når og hvor ofte kommunikasjon skal gjennomføres i hvilket medium.

Kommunikasjonsplan eksempel fra difi.no

Oppdragslederen skal i forbindelse med gjennomføring av oppdraget sørge for å skape kontakt- og kommunikasjonspunkt for alle deltagere i oppdraget. Dette vil bidra til at alle oppdragsmedarbeidere føler seg inkludert i gjennomføringen, føler viktigheten av deres bidrag og leveranser, opplever engasjement ift. oppdragets mål og får eierskap til både egne og fellesskapets leveranser.

En oppdragsleder bør i tillegg til den formelle kommunikasjonen også ta seg tid til den mellommenneskelige kommunikasjonen og ivaretakelse av de «myke verdiene». Dette vil øke den enkelte medarbeiders prestasjoner. Den enkelte oppdragsmedarbeiders og gruppens prestasjoner kan forenklet presenteres som en matematisk formell;

Mennesker som føler seg motiverte vil bruke sine evner til å skape høyere prestasjoner enn om de ikke føler seg motivert for oppgaven. Oppdragslederen er ikke alene ansvarlig for at alle medarbeidere er motivert for gjennomføring av oppdraget, men har et ansvar for å skape en plattform hvor oppdragsmedarbeidere kan føle både motivasjon og engasjement.

For å skape motivasjon og sikre god kommunikasjon i oppdrag skal HRP sine oppdragsledere som et minimum gjennomføre følgende oppgaver i forbindelse med gjennomføring av oppdraget:

  • Utarbeide en tydelig oppgavebeskrivelse og oppdragsmandat,
  • Gjennomføre oppstartsmøte med både egne oppdragsmedarbeidere og oppdragsgiver,
  • Utarbeide leveranseplan og oppdragsmål sammen med oppdragsmedarbeidere,
  • Utarbeide og kommunisere kommunikasjonsplan og -regler i oppdraget,
  • Gjennomføre jevnlige status- og oppdragsmøter,
  • Jevnlig rapportere status til oppdragsgiver og egne medarbeidere.

Hvordan gjennomføring oppgavene gjennomføres i praksis presenteres i senere moduler.