Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

Interessenthåndtering
HRP engasjeres av mange ulike oppdragsgivere, med mange ulike behov og forventninger til oppdraget og gjennomføringen.  I de aller fleste oppdrag vil det i tillegg til oppdragsgiver være andre interessenter som også har ulike behov og forventninger til oppdraget og gjennomføringen.  Interessenter er personer og grupper som blir positivt eller negativt berørt av oppdraget, eller som selv kan påvirke oppdraget.  Eksempler på interessenter i et oppdrag kan være berørte naboer, lokale medier, offentlige instanser, ol.  Det er viktig å identifisere hvem som er interessenter i oppdraget, slik at man allerede fra starten kan utarbeide en plan for hvordan man skal jobbe med de ulike interessentene.

Man kan man få frem en slik plan ved å gjennomføre en interessentanalyse.  Planen har til hensikt å legge grunnlaget for et godt forhold og god medvirkning fra interessentene. Dette forutsetter imidlertid at det iverksettes relevante tiltak. Uten disse tiltakene vil analysen i seg selv ha liten verdi.  Analysen må oppdateres jevnlig, for eksempel i forbindelse med hver faseovergang.

Steg i analysen:

  1. Identifisere interessentene – hvem er de?– hvilken relasjon har de til oppdraget?
  2. Analysere interessentenes forventninger, interesse og innflytelse på oppdraget.
  3. Definere tiltak som vil ivareta interessentenetil beste for oppdraget.
  4. Planlegge de valgte tiltakene.
  5. Gjennomføre og følge oppde planlagte tiltakene.
  6. Evaluere oppnådd effekt av de gjennomførte tiltakene og vurdere behov for nye tiltak.

Disse trinnene kan betraktes som en syklus som skal gjennomføres så ofte som behov og kapasitet tilsier det, gjerne ved hver faseovergang.  Husk at det i løpet av prosjektperioden vil kunne dukke opp nye aktører og interessenter, og gamle interessenter vil kunne ha endret seg. Hver ny syklus skal derfor i prinsipp startes fra trinn 1 for å kunne fange opp eventuelle endringer.

Er oppdraget delt opp i faser med ulikt innhold, kan det ofte være forskjellige interessentgrupper som bør ha spesiell oppfølging fra fase til fase. Ikke alle interessenter er like viktige, og man vil derfor ofte utøve forskjellige former for kommunikasjon med de forskjellige interessentgruppene. For å identifisere hvem som er interessenter i oppdraget, samt hvordan kommunikasjonen mot de ulike aktørene og interessentene skal utøves, vil det ofte være fornuftig å utarbeide en kommunikasjonsplan.

 

Kommunikasjonsplan
I større og mer omfattende oppdrag kan det være hensiktsmessig å lage en kommunikasjonsplan.  Som nevnt i tidligere leksjoner, er en kommunikasjonsplan i sin enkleste form en oversikt over

  • hvem det skal kommuniseres med, og hvem som skal kommunisere med hverandre
  • hvorfor kommunikasjon mellom partene er nødvendig,
  • når og hvor ofte kommunikasjon skal gjennomføres
  • i hvilket medium kommunikasjon skal foregå

I praksis kan man sette opp en oversikt over hvilke aktører og interessenter en skal ha en kommunikasjon med i gjennomføringen av oppdraget, samt føringer for hvordan kommunikasjon i hovedsak skal foregå med de ulike aktørene/interessentene.

 

Hensikten med å utarbeide en kommunikasjonsplan er å ha en proaktiv og inkluderende kommunikasjon mellom oppdragsorganisasjonen og aktører som kan ha interesse i gjennomføringen av oppdraget. Kommunikasjon med aktører og interessenter av oppdraget vil kunne skje på ulike måter med jevnlig mellomrom gjennom flere kanaler. Valg av kanal og hyppighet av kommunikasjon avhenger av interessentens interesse i og påvirkning på oppdraget.

 

En god måte å sette opp en kommunikasjonsplan på, kan for eksempel være å skille mellom fire ulike former for kommunikasjon:

  • Informasjon: Til interessenter som påvirkes lite og/eller har liten innflytelse på oppdraget,
  • Kommunikasjon: Med/til interessenter som i liten grad påvirkes av eller har innflytelse på oppdraget,
  • Dialog: Med interessenter som i noen grad påvirkes av eller har innflytelse på oppdraget,
  • Involvering: Av interessenter med høy grad av påvirkning på eller innflytelse i oppdraget.

 

Under følger et eksempel på hvordan en kommunikasjonsplan kan settes opp: