Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

I rollen som oppdragsleder har man både ansvaret for at oppdragsgiveren skal få den leveransen de ønsker, og sikre at HRP sine interesser blir ivaretatt. Disse to oppgavene kan i enkelte tilfeller oppleves som motstridende for oppdragslederen, som både skal sørge for at kunden er fornøyd og at egen linjeleder opplever oppdraget som lønnsomt for HRP.

Som utledet i tidligere kapitler er det ikke alltid samsvar med hva kunden opprinnelig ønsker seg – og hvordan HRP har oppfattet oppdragets innhold. Fasiten på hva man har avtalt er definert i kontrakten. To av de viktigste begrepene man som oppdragsleder må kjenne til er hva som defineres som endringer, og hva som defineres som tillegg til kontrakten med oppdragsgiver. Å kjenne til disse begrepene, og mekanismene i de ulike kontraktsformene vil gjøre oppdragsleders oppgave betydelig enklere.

Begrepet «endringsmelding» benyttes av både byggherre, rådgiver og entreprenører flittig, og har ofte også en negativ undertone. Dette da endringsmeldinger i enkelte tilfeller omtales som en måte å «lure til seg» et større honorar enn det som man som leverandør har krav på, og opprinnelig har avtalt med oppdragsgiver.

Det riktige er imidlertid at en endringsmelding kan benyttes som et verktøy som både leverandør og oppdragsgiver kan bruke for å f.eks. dokumentere at oppdragsgivers behov og ønsker har endret seg, at man sammen har identifisert større kompleksitet i oppdraget enn opprinnelig identifisert, eller at leverandøren behøver mer tid. Om benyttet riktig vil både leverandør og oppdragsgiver sette pris på å motta endringsmeldinger, da det gir større kontroll på oppdragets omfang og leveransens innhold.

I HRP er særlig kontraktstandardene NS 8401 og NS 8402 relevant for gjennomføring av oppdrag. Disse har klare regler for hva som defineres som endringer og tillegg, hva endringsmelding må inneholde og når endringer og tillegg må varsles.

I oppdragslederskolen brukes begrepet «endringsmelding» om både endringsvarsel og tilleggsvarsel. Dette da de samme mekanismene i all hovedsak gjelder – og man kan benytte samme varslingsskjema for begge forhold.

Dette kapitlet er en innføring i endringer og tillegg, og tar for seg de mest sentrale begrepene en oppdragsleder bør kjenne til. Dersom man ønsker mer kunnskap om håndtering av endringer og tillegg anbefales det egne kurs for dette.

Hva er en endring, og hva er et tillegg?
I NS 8401/-02 utdypes de to begrepene kun kortfattet, og videre vil begrepenes betydning kunne variere ut fra oppdragets innhold og kontrakt. Kortfattet vil en endring inkludere en justering av innholdet i en pågående kontrakt, mens et tillegg vil inkludere behov for tilleggsbestillinger utover kontraktens innhold.

Dette betyr at dersom man som oppdragsleder i et oppdrag identifiserer behov for mer tid for utarbeidelse av en avtalt leveranse, er dette å omtale som en endring. Om man derimot ser behov for en tjeneste ikke omtalt i kontrakten er dette å anse som et tillegg.  Et tillegg kan også lages egen kontrakt for – uavhengig av det opprinnelige oppdraget.

Både endringer og tillegg kan identifiseres og varsles av både oppdragsgiver og leverandør. Kravene til innhold i varslene vil da være ulike. Dersom oppdragsgiver varsler om endring, kan dette gjøres som en endringsordre. Endringsordre omtales ikke i dette kurset, men er videre utypet i kontraktstandarden.

Krav til endringsmeldinger
At endringer- og tillegg varsles korrekt er en av oppdragsleders viktigste oppgaver, og henger direkte sammen med oppdragsleders forståelse av den aktuelle kontrakten. For at en endringsmelding skal være gyldig er det enkelte krav som må oppfylles. Dette til tross for at kontraktstandarden ikke angir direkte formkrav til varselet. Det viktigste man som oppdragsleder må huske på ved varsling er:

  • Hvorfor det aktuelle forholdet er en endring eller et tillegg,
  • Hvilken konsekvens endringen eller tillegget får for oppdragets kvalitet (leveranse), fremdrift (sluttdato) og kostnad (honorar),
  • Hva som er bakgrunnen for endringen eller tillegget,
  • At varselet er sendt i tide, og som hovedregel før oppstart av arbeidene,

Om man ikke oppfyller overnevnte krav kan man som leverandør miste kravet hele eller deler av honorar, samtidig behovet for fristforlengelse kan medføre krav om kompensasjon fra leverandør.

Særlig viktig er det at oppdragsleder sender varsel så raskt det er rimelig å anta at man vil ha behov før økt honorar eller fristforlengelse. Hva som er raskt nok vil være situasjonsbetinget, men samtidig et forholdene sentralt i mange rettstvister.

Endringsmeldinger og ulike kontraktsformer
En vanlig misforståelse blant rådgivere er at muligheten for å sende varsel om endringer og tillegg i oppdrag er knyttet til hvilken kontraktsform man arbeider på; og at man ikke har anledning til å sende varsel i oppdrag hvor man er engasjert på «fastpris»-kontrakter. Selv om dette er delvis riktig, er det nettopp det – delvis riktig.

Sannheten er at man uavhengig av kontraktsform kan varsle om endringer- og tillegg, dersom kontrakten er riktig utformet. En god kontrakt, for både oppdragsgiver og leverandør, er en kontrakt som har tydelig definerte oppgaver, leveranser og frister. Dette gir en sikkerhet for at begge parter er enige om hva oppdraget inkluderer, og at honoraret er riktig. Er kontrakten lite definert vil man som leverandør kunne ta på seg høy risiko, samtidig som oppdragsgiver vil ha lite kontroll på leveransen.

Dette betyr at for at begge parter har insentiver for å lage gode kontrakter, men at dette også kan spekuleres i av både oppdragsgiver og leverandør. Oppdragsleder bør derfor være nøye ved utforming av oppdragsbekreftelse og kontrakt, som utledet i tidligere kapitler.

Den største forskjellen mellom kontrakter etter medgått tid (typisk NS 8402) og fast-pris (typisk NS 8401) er at man som leverandør ikke har anledning til å kreve økt honorar for gjennomføring av allerede avtalte oppgaver. Har man avtalt 100 000 for en rapport, kan ikke oppdragsleder varsle om tillegg for at man har «feilvurdert» omfanget av oppgaven ved kontraktsinngåelse. Denne muligheten er større i kontrakter etter medgått tid, selv om det naturlig nok er noen begrensninger også her.