Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

I forbindelse med oppstart av alle oppdrag skal det gjennomføres et oppstartsmøte både med oppdragsgiver og internt i HRP.  Oppstartsmøtet er med på å formalisere oppstarten av oppdraget, gi oppdragets medarbeidere en mulighet til å bli kjent med hverandre, kommunisere oppdragets rammer og betingelser, vurdere uklarheter og risikomomenter, samt potensiale for mersalg i oppdraget.

Oppstartsmøtet er det viktigste møtet i forbindelse med gjennomføring av oppdrag. Det er i dette møtet man gjør de viktigste avklaringer med oppdragsgiver, og tar styringen for videre gjennomføring. At oppdragsleder viser oppdragsgiveren at HRP har kontroll skaper tillitt og gir oppdragsgiveren en umiddelbar bekreftelse på at rett leverandør er valgt.

Internt oppstartsmøte
Oppdragslederen skal i forbindelse med oppstarten av oppdraget gjennomføre et internt oppstartsmøte sammen med alle ressurser som forventes å delta i oppdraget. Møtet avholdes så snart som mulig etter kontraktsignering. Oppstartsmøtet har som hovedmål at alle ressurser skal kjenne tilstrekkelig til oppdraget før man avholder oppstartsmøte sammen med oppdragsgiver.

I oppstartsmøtet skal følgende punkter minimum være en del av agendaen:

  • Presentasjon av oppdragsleder og deltagere,
  • Informasjon om kunde og kundeforhold,
  • Gjennomgang av forespørsel og HRP sitt tilbud/oppdragsbeskrivelse,
  • Gjennomgang av intern organisasjonsplan,
  • Gjennomgang av oppdragsbekreftelse og tentativ leveranseplan,
  • Gjennomgang av møte- og fremdriftsplan,
  • Gjennomgang av HRP sitt mål med oppdraget,
  • Diskusjon rundt risiko, uklarheter og muligheter i oppdraget,
  • Diskusjon rundt nødvendige forarbeider for hvert fag før eksternt oppstartsmøte,
  • Avklare nødvendig deltagelse fra oppdragets medarbeidere på eksternt oppstartsmøte.

Oppdragslederen har ansvaret for å referatføre det interne oppstartsmøtet og arkivere dette.

Eksternt oppstartsmøte
Oppdragslederen skal i forbindelse med oppstarten av oppdraget gjennomføre eksternt oppstartsmøte sammen med oppdragsgiver og relevante oppdragsmedarbeidere. Møtet skal avholdes så snart som mulig etter kontraktsignering. Oppstartsmøtet har som hovedmål å gi oppdragsgiveren tillitt til HRP som leverandør.

I oppstartsmøtet skal følgende punkter minimum være en del av agendaen:

  • Presentasjon av oppdragsleder og deltagere,
  • Presentasjon av oppdragsgiver og involverte interessenter,
  • Samtale rundt oppdragsgivers sitt mål med oppdraget og viktige suksesskriterier,
  • Gjennomgang av forespørsel og HRP sitt tilbud/oppdragsbeskrivelse,
  • Gjennomgang og diskusjon rundt leveranse-, møteplan og viktige beslutningsporter,
  • Diskusjon rundt risiko og uklarheter oppdraget,
  • Diskusjon med oppdragsgiver om det er leveranser som ikke er medtatt i kontrakten, som de likevel har behov for eller ønsker seg,
  • Fastsetting av kritiske aktiviteter og prioriterte arbeidsoppgaver,
  • Avklare neste møtepunkt.

Oppdragslederen har ansvaret for å referatføre det eksterne oppstartsmøtet og distribuere referatet til alle involverte.