Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

Avslutningsfasen i et oppdrag kan godt være kort, men det er en viktig fase.  I avslutningsfasen skal man forsikre seg om at oppdraget formelt kan avsluttes, at man kan ta ut gevinstene fra oppdraget og få en avsjekk på om målene for oppdraget faktisk har blitt nådd eller ikke.  Formelt sett kan et oppdrag avsluttes mot oppdragsgiver når vi har utført våre kontraktuelle forpliktelser og fullført de avtalte leveransene i oppdraget.  Både leveransene som er beskrevet i kontrakten og de leveranser som eventuelt er beskrevet i tillegg og endringer skal være fullført.  Dette høres enkelt ut, men har vært kilde til utallige konflikter mellom oppdragsgivere og leverandører.  Man må derfor vite hva leveransen er, og når den kan regnes som fullført.

En leveranse kan defineres som en overlevering av et avtalt arbeid til en oppdragsgiver.  Ofte, men ikke alltid er det avtalt et tidspunkt eller ved en avtalt milepæl for leveransen. En leveranse fra HRP kan ha flere former.  Den konkrete leveransen kan bestå av:

  • Dokumenter som er utarbeidet i et oppdrag. Disse kan være beskrevet på et overordnet nivå eller i detalj.
  • En eller flere ressurser som gjennom sin kompetanse og kunnskap utfører en eller flere spesifiserte funksjoner for en oppdragsgiver
  • Kurs, presentasjoner eller foredrag holdt av HRP
  • En kombinasjon

 

Som tidligere nevnt, kan et oppdrag formelt sett avsluttes mot oppdragsgiver når vi har fullført de avtalte leveransene i oppdraget.

For at det ikke skal være tvil om at leveransen faktisk er fullført i et oppdrag, kan oppdragslederen etterspørre en formell bekreftelse fra oppdragsgiver på at leveransen regnes som fullført og at oppdraget kan avsluttes.  I første del av eksemplet ovenfor, der vi utfører et forprosjekt, vil oppdragsleders aksept av leveransen kunne være en slik bekreftelse.

Det er ikke alltid oppdragsgiver er enig i at leveransen er fullført, og kan i verste fall nekte å gi en formell bekreftelse.  Oppdragsleder skal i slike tilfeller gå i dialog med oppdragsgiver og søke å finne løsninger innenfor rammene for sitt mandat i oppdraget.  Dersom oppdragsleder ikke greier å bli enig med oppdragsgiveren om at leveransen er fullført, skal oppdragsleder involvere oppdragseier for å avklare videre strategi for å få fullført leveransen og avsluttet oppdraget.