Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

Når man planlegger, får man satt seg godt inn i oppdraget og vurdert alternative måter å gjennomføre det på.  Man får et godt innblikk i hva som skal gjøres og hvordan det kan gjøres og utfordringene og mulighetene det innebærer.  En fremdriftsplan er ikke sannheten om hvordan ting vil gå, den er bare et kart som viser en mulig vei for å nå målene innenfor de vedtatte rammene.  Det kan finnes andre veier som er like gode, men under planleggingen må man bestemme seg og velge en vei.

Ingen oppdrag er like, og omfanget av fremdriftsplanlegging må tilpasses det enkelte oppdrag.

Før man kan begynne å planlegge fremdriften i et oppdrag, må en del grunnleggende elementer være på plass.  Målene, rammene og leveransene i oppdraget må være godt definert og kjent.

Planen skal gi svar på spørsmålene

  • Hva skal gjøres?
  • Når skal det gjøres?
  • Hvor lenge skal det vare?
  • Hvordan er sammenhengen mellom aktivitetene?

Noen ganger tar man også med i planen opplysninger om

  • Hvem som skal gjøre det
  • Hvordan det skal gjøres
  • Hvor mye det skal koste (=Periodisert budsjett)
  • Hvordan vi skal håndtere prosjektusikkerheter

En robust fremdriftsplan er realistisk og har innebygget slakk, slik at det vil være mulig å komme tilbake på plan om noe skjer.

Planen skal kommuniseres godt ut til deltakerne i oppdraget og linjeorganisasjonen.  Det er ikke mye nytte i en plan som bare noen få kjenner til.  Det vil være ytterst vanskelig for noen å sørge for at veien blir riktig hvis de ikke har kunnskap om hva som forventes og får mulighet til å uttale seg både om realismen i planen og om oppståtte avvik fra planen.

En vanlig teknikk for å lage en fremdriftsplan, er at man først deler oppdraget opp i overordnede aktiviteter eller faser, som igjen deles opp i mer detaljerte underordnede aktiviteter.  Så bestemmer man hvor lenge aktivitetene skal vare, hvilke aktiviteter man skal starte med og hvordan aktivitetene henger sammen.

Det kan eksistere aktiviteter som egentlig kan gjøres når som helst i et oppdrag og ikke er avhengig av at noe annet er gjort først eller at noe annet skal gjøres etterpå.  Disse aktivitetene må også planlegges.  For eksempel kan man legge dem til perioder der det ikke er så mange parallelle aktiviteter, slik at de bidrar til å jevne ut arbeidsbelastningen gjennom oppdraget.

Når alle aktivitetene er definert, har fått varighet og sammenhengen mellom dem er bestemt, har man en fremdriftsplan.

Oppfølging av fremdrift

Under planleggingen må man bestemme seg for hva som skal være «Styringsnivået».  Det er på dette nivået man følger opp enkeltaktiviteter og måler fremdrift.  Når man etablerer styringsnivået bør man tenkte på følgende:

Aktivitetene skal være hensiktsmessige med tanke på styring og kontroll.  De bør derfor være ganske homogene i innhold (dvs inneholde bare en type oppgaver, bare ett fag eller bare en fase), og være ganske like i omfang og varighet.  Det vil som oftest være liten hensikt i å følge opp en aktivitet som varer 2 dager på samme måte som man følger opp en aktivitet som varer 2 måneder.

Når man måler fremdrift i prosjektet, gjøres dette på styringsnivået.  Det er vanlig å måle fremdrift i % av det totale arbeidsomfanget på hver aktivitet.  Det finnes mange teknikker for hvordan man måler fremdrift.  Vi skal ikke gå dypere inn i dem her.  (Men for de som er interesserte, er det skrevet gode bøker om planlegging og fremdriftsoppfølging.)

Fremdriften akkumuleres opp til en overordnet fremdriftsstatus for hele oppdraget.  Fremdrift måles vanligvis ved faste intervaller, f eks en gang i uken eller en gang i måneden.

Når man har målt fremdriften i oppdraget og lagt den inn i fremdriftsplanen, vil man få frem en visuell fremstilling av fremdriftsstatus.  Basert på denne kan man gjøre vurdering av om man ligger foran eller bak plan, og om det er nødvendig å gjøre tiltak for å komme tilbake på plan.  Tiltak kan f eks være å

  • arbeide ekstra for å ta igjen en forsinkelse, evt å sette på flere ressurser
  • endre selve aktiviteten eller etterfølgende aktiviteter slik at man kan gjøre noe annet enn det som opprinnelig ble planlagt og likevel komme i mål
  • endre planen slik at man totalt sett kommer i mål (dette betyr ofte å redusere slakken som er lagt inn.

Hvis den forsinkede aktiviteten er blant dem som egentlig kan gjøres når som helst, behøver man kanskje ikke å gjøre tiltak i det hele tatt.

Som oppdragsleder bør du snakke med deltakerne i oppdraget om fremdrift på jevnlig basis, og dele dine bekymringer dersom det oppstår forsinkelser.  Dine kolleger kan ofte se løsninger som er bedre enn de du ser selv.

Dersom det viser seg at planen er uhensiktsmessig i forhold til den faktiske gjennomføringen, eller at man har så store avvik fra planen at den ikke lenger har verdi, må man revidere (endre) planen.  Dette skal være siste utvei, når alle tiltak for å komme tilbake på plan er forsøkt.