Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

De fleste av HRP sine medarbeidere jobber daglig med å produsere dokumenter, lese dokumenter eller å finne tilbake til tidligere dokumenter. For å kunne gjenfinne dokumentasjon man har behov for i oppdrag så er man avhengig av at den er tatt vare på (lagret) på en måte som gjør at man enkelt finner tilbake til den.

Kravene til håndtering av dokumenter internt i HRP sine oppdrag skal sørge for at HRP oppfyller relevante myndighetskrav for dokumentasjon og arkivering, samt for å sikre dokumentasjon og sporbarhet i oppdragene. I tillegg er god håndtering av oppdragsdokumentasjonen viktig ved eventuelle reklamasjoner og tvister.

I alle oppdrag er det oppdragslederen som er ansvarlig for å etablere et system for dokumenthåndtering.  Dette ansvaret inkluderer både:

  • Opprettelse av mappestruktur,
  • Lovpålagt lagring og arkivering av oppdrags- og kontraktsinformasjon,
  • Fastsettelse av filformater,
  • Etablering av enhetlig fil- og dokumentnavn i leveranser,
  • Håndtering av relevant oppdragsinformasjon og kommunikasjon (epost, korrespondanse)
  • Organisering av dokumenttyper,
  • Mottak og kontroll av dokumenter fra oppdragsgiver/interessenter,
  • Vurdering av skjermingsverdig informasjon,
  • rapportering og lagring av både produksjons- og kvalitetsarbeidet som gjøres i oppdraget.

For å gjøre arbeidet med dokumenthåndtering enklere for oppdragsleder er det i HRP er det utarbeidet et felles system for håndtering av dokumenter i oppdrag. Målet med dette er å sikre at alle våre medarbeidere skal kunne jobbe sammen – på samme måte – i alle oppdrag.

Alle krav til oppdragslederens håndtering av dokumenter er beskrevet i egne prosedyrer og rutiner.

 

 

 

Lesson Content