Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

Selv om man er ferdig med leveransen og har overlevert som planlagt, er ikke oppdragslederens oppgaver helt ferdig.  I sluttfasen av prosjektet må en del administrative oppgaver gjennomføres for å få lukket oppdraget i HRP sine systemer. Fullføring av leveransen og sluttfaktura har vi allerede snakket om tidligere i tidligere leksjoner i denne modulen.I denne leksjonen vil vi ta for oss de andre aktiviteter som oppdragsleder må sørge for at blir gjort for å få avsluttet oppdraget.

Oppdragsleder skal følge opp at sluttfaktura blir betalt.  Oppdraget kan ikke avsluttes før alle økonomiske forhold mellom partene er gjort opp.  Normalt skal alt være gjort opp når sluttfaktura sendes, slik at det eneste som gjenstår vil være å sjekke at sluttfakturaen faktisk blir betalt.  Dersom oppdragsgiver ikke er enig i sluttfaktura, skal man motta innsigelser før forfallsdato.  Dersom faktura ikke blir betalt, og man ikke har mottatt noen innsigelser, må oppdragsleder sørge for at betaling etterlyses, evt sendes til inkasso.

Oppdragsleder skal vurdere om det er behov for en eller annen form for formell markering av at oppdraget avsluttes ovenfor oppdragsgiver.  Dette kan f eks være et sluttmøte der man gjør opp endelig status.  I den forbindelse kan det også passe at oppdragsleder sender evalueringsskjema til oppdragsgiver og ber om at dette fylles ut.

Oppdragsleder skal gjennomføre et sluttmøte med oppdragseier.  Hensikten med møtet er å bli enige om at oppdraget kan avsluttes samt å videreføre eventuelle oppgaver som løper etter oppdragsslutt.  Det er oppdragseiers ansvar disse oppgavene blir ivaretatt, og oppdragseier må få god informasjon om hvilke oppgaver dette kan være.  Agenda for møtet kan være:

  • Bli enige om at oppdraget faktisk kan avsluttes og at oppdragsleder kan frigis fra oppdraget
  • Informasjon om eventuelle oppgaver som må videreføres f eks i en garantiperiode.
  • Avklaring av eventuelle oppgaver for å sikre gevinstrealisering i etterkant av oppdraget
  • Oppløsing av teamet, slik at ressursene er frigitt til andre oppgaver
  • Avtale om det skal lages intern og/eller ekstern sluttrapport i oppdraget.
  • Bli enige om oppdraget er av en slik art at det skal gjøres en intern markering av at det avsluttes. Den interne markeringen kan f eks være en mail med informasjon og ros av oppdraget og deltakerne, en markering med kake eller lignende

De siste oppgavene oppdragsleder da har å gjøre, er å melde inn kontrakten som ferdig til kontrakt@hrprosjekt.no, slik at det settes som inaktivt i HRPs Sharepoint prosjektdatabase samt å sende melding til okonomi@hrprosjekt.no og varsle at prosjektet er ferdig slik at det kan stenges i XLedger.

 

I rutine for registrering av prosjekter finner man info om hvordan avslutte oppdraget, med sjekkliste for avslutning.  Merk at oppdrag gjennomgående er kalt «prosjekt» i denne rutinen.