Fakturering

Etter at leksjonen er avsluttet skal du kunne gi gode svar på følgende spørsmål:

Faktura fra HRP til oppdragsgiver

På HRP sin intranettside finner man oppdaterte rutiner for fakturering i bedriften.

Her finner man praktiske opplysninger og tidsfrister i forbindelse med faktura ut.

I alle oppdrag finnes det regler for hvordan vi skal få betalt for arbeidet vi gjør, og hvordan dette skal dokumenteres.  Dette kalles kompensasjonsregler.  Disse reglene er nedfelt i oppdragets kontrakt/avrop eller rammeavtale (heretter bare omtalt som kontrakt).  I starten av oppdraget må oppdragslederen og oppdragseieren sette seg godt inn i kontrakten og kompensasjonsreglene slik at man vet hvordan man skal forholde seg for å få betalt.  Kompensasjonsreglene kan f.eks beskrive:

  • Overordnet kompensasjonsmodell. Fastpris, time-for-time-kompensasjon, honorartak etc
  • Hva man får kompensert for timer. Timepriser, 8 eller 7,5 time normalarbeidsdag, evt satser for arbeid utover normaltid, reisetid etc
  • Hvordan timene skal dokumenteres for at vi skal få betalt. Mal for timelister, oversendelse for godkjenning og signering etc
  • Hvordan man evt får kompensert for reisekostnader – fastpris, etter regning, påslag etc
  • Kompensasjon for andre kostnader og utlegg: Om man evt får kompensert for utstyr og arbeidstøy, kopieringskostnader mm, regler for påslag etc.
  • Kompensasjon for endringer og tillegg
  • Når og hvordan faktura skal oversendes. Fakturaadresse, betalingsfrister, tidspunkt for oversendelse, utforming og hvilken dokumentasjon som skal følge med mm.

I de fleste oppdrag er kompensasjonsreglene enkle.  Økonomiavdelingen utformer faktura, sender den til avdelingsleder for kontroll, og faktureringen skjer stort sett uten problemer.

I oppdrag med litt mer kompliserte kompensasjonsmodeller, som den i eksempelet ovenfor, kan det være vanskelig for økonomiavdelingen å utarbeide riktig faktura og dokumentasjon.  I disse oppdragene bør oppdragslederen gå gjennom fakturagrunnlaget og eventuelle vedlegg med økonomiavdelingen for å sikre at faktura og dokumentasjon blir korrekt.

I enkelte tilfeller vil det være nødvendig at oppdragsleder utformer selve dokumentasjonen for at det skal bli korrekt.  Dette må avtales med økonomiavdelingen.

Før fakturaen sendes må det kontrolleres at den er korrekt.

  • Beløp skal være riktig i hht avtalt kompensasjonsform
  • Dokumentasjon i hht kontrakten skal ligge ved
  • Fakturadato og betalingsfrist skal være i hht kontrakt
  • Faktureringsadresse skal være riktig
  • Evt referanser eller merking skal være riktig (avtalenummer, bestillingsnummer etc)

Alle fakturaer som er sendt bør loggføres med statussom viser hvorvidt faktura er sendt, ubetalt, betalt, omstridt, delvis betalt etc.

Faktura til HRP fra underrådgivere eller andre

I enkelte oppdrag har vi med oss underrådgivere eller vi kjøper varer eller tjenester for å greie den totale leveransen.  Oppdragslederen må sørge for at også disse er kjent med reglene og forholder seg til dem.

  • Timelister fra underrådgivere skal følge samme regler som HR Prosjekt sine timelister.
  • Krav på kompensasjon for reiser eller andre utgifter må følge samme regler og dokumenteres på tilsvarende måte.
  • Dokumentasjonen som følger fakturaen fra underrådgiverne og leverandørene må være riktig i hht kontrakt
  • Fakturadato og betalingsfrister må være slik at HR Prosjekt i minst mulig grad er bank for underrådgiverne og leverandørene

I tillegg til at oppdragets kompensasjonsregler skal følges, må man også sørge for at følgende er riktig:

  • HR Prosjekts fakturaadresse
  • Merking av faktura og referanser
  • Mottaker

Du finner informasjon om dette på HRPs økonomiside i ledelsessystemet.

Når faktura mottas, kommer den inn i HR Prosjekts regnskapssystem XLedger og blir sendt på sirkulasjon til oppdragsleder og oppdragseier.  Oppdragsleder må sjekke at fakturaen stemmer:

  • Fakturabeløp – stemmer beløpet med det som er avtalt, og er arbeidet utført på en slik måte at man kan betale?
  • Stemmer oppdragsnummer og øvrig kontering på fakturalinjen i XLedger?
  • Ligger dokumentasjon i hht avtale ved fakturaen?
  • Kan fakturaen videreføres til oppdragsgiver?

Hvis faktura ikke stemmer, må oppdragsleder ta kontakt med den som har sendt fakturaen.  Er man enig om at fakturaen er feil, skal man be om kreditnota og ny, korrekt faktura.  Fakturaen som er feil skal ikke godkjennes i systemet før man har mottatt kreditnota.  Dersom leverandøren er uenig om at fakturaen er feil og man ikke kommer til enighet, bør oppdragsleder avklare hva som skal skje videre med oppdragseier.  Oppdragsleder må også varsle økonomiavdelingen om at faktura skal være parkert inntil videre, slik at den ikke blir betalt ved en feil.

Inngående fakturaer bør loggføres med fakturadato, leverandør/underrådgiver, evt ref til avtalenummer, beløp, status (betalt/ikke betalt, evt delbetalt) evt også med ref til underlag (f eks antall timer i medfølgende dokumentasjon el lign).